Цель нашей компании  -  развитие бизнеса партнеров через кадровую политику

Подбор секретаря
Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

Требуется секретарь, требуется офис/менеджер - ЭТО человек-комбайн...

В любом офисе есть свой универсальный «солдат» — секретарь, который может «параллельно» выполнять роль офис-менеджера, личного помощника, кадровика, архивариуса и помощника бухгалтера.

МЕСТО РАБОТЫ Любые коммерческие и государственные организации.

КАРЬЕРНЫЕ СЦЕНАРИИ

  • Секретарь (секретарь на ресепшен) — офис-менеджер — административный директор
  • Секретарь — помощник руководителя
  • Секретарь — офис-менеджер — менеджер по подбору по персонала

БАЗОВЫЙ ФУНКЦИОНАЛ

В то время пока все работники компании решают внешние задачи, секретарь занимается внутренней административной деятельностью. Стандартный функционал секретаря — это прием звонков и посетителей, оформление и составление документов. Нередко секретарь выполняет обязанности и офис-менеджера или помощника руководителя — обеспечение расходными материалами, планирование дня руководителя, бронирование гостиниц и заказ авиабилетов.

СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

В зависимости от профессиональных навыков и цели компании секретарское дело разделяют на следующие базовые специализации:

  • секретарь-референт (личный помощник руководителя)
  • секретарь-переводчик
  • секретарь на ресепшен (первичный прием звонков и посетителей офиса)
  • секретарь-диспетчер (специалист по приему и переадресации звонков)

КЛЮЧЕВЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ

Ключевыми компетенциями секретаря являются знание стандартных офисных процессов и документооборота, а также уверенные навыки пользования компьютером и офисными программами (MS Word, MS Excel, MS Outlook).
Совершенно точно секретарская работа не подойдет мизантропам. Ведь ядро этой профессии — способность наладить эффективные бизнес-процессы и коммуникации между руководителями и исполнителями. Поэтому коммуникабельность, ответственность, организованность, тактичность и терпимость — все это необходимые личные качества секретаря.

ОСОБЫЙ ПУНКТ

Важнейшим фактором успеха кандидата на вакансию секретаря является — презентабельная внешность и молодость. Даже в западных компаниях, славящихся своей политкорректностью, девушки проходят абсолютно неполиткорректный «фейс-контроль» и возрастной отсев.

ОБРАЗОВАНИЕ СЕКРЕТАРЯ

В небольшую коммерческую фирму могут взять претенденток без образования или студенток последних курсов. Но лучшие вакансии достаются, как правило, выпускницам гуманитарных и лингвистических вузов. Не составит труда найти работу секретаря обладательницам диплома о среднем специальном образовании по специальности «делопроизводство» или «секретарь-машинист».

ТОЧКИ ВХОДА

Секретарское дело может стать первой работой, которая положит начало успешной карьере. Не стоит рассчитывать на большие деньги: главное — опыт, репутация и дополнительное образование, которое секретарь может получать параллельно, чтобы перейти на другую должность.

С другой стороны опытный секретарь со знанием иностранных языков и навыками деловых переговоров всегда в цене. Причем, в большой цене. Именно такой специалист становится «правой рукой» топ-менеджера и может претендовать на высокую зарплату.

ЗАЧЕМ ТРЕБУЕТСЯ СЕКРЕТАРЬ?

  • Организации требуется секретарь для осуществления работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
  • Организации требуется секретарь для работы с корреспонденцией, передачи ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Организации требуется секретарь для ведения делопроизводства, выполнения различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Организации требуется секретарь для приема документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия.
  • Организации требуется секретарь для подготовки документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
  • Организации требуется секретарь для контроля за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверки правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечения качественного их редактирования.
  • Организации требуется секретарь для организации проведения телефонных переговоров руководителя, фиксации в его отсутствие полученной информации и доведения до его сведения ее содержания, передачи и приема информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременно доведения до его сведения информации, полученной по каналам связи.
  • Организации требуется секретарь для составления писем, запросов, других документов, подготовки ответов авторам писем.
  • Организации требуется секретарь для по подготовки заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  • Организации требуется Секретарь для осуществления контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.
  • Организации требуется Секретарь для обеспечения рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
  • Организации требуется секретарь для подготовки по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы или ввода текущей информации в банк данных.
  • Организации требуется секретарь для организации приема посетителей, оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  • Организации требуется секретарь для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечения их сохранности и работы с архивом, а также копирования и рассылки документов.

РЕЗЮМЕ И СОБЕСЕДОВАНИЕ

Главная задача секретаря на собеседовании — понравиться будущему руководителю. Кто-то ищет «железную леди», кто-то «божьего одуванчика»... Эмоциональное и ментальное сходство секретаря и будущего шефа — это решающее условие успеха на собеседовании. Поэтому, советуем поинтересоваться у рекрутера об образе идеального кандидата, который представляет себе будущий руководитель.

На самом собеседовании, проверить на профпригодность секретарей достаточно трудно. Рассказ об опыте, рекомендации и общее впечатление — это все, что удается выяснить. Но иногда работодатели могут задавать пространные вопросы или вопросы невпопад, проверяя быстроту реакции, логическое мышление, словарный запас и находчивость кандидатов.

ДЕНЬГИ И БОНУСЫ

В Москве секретарь в среднем получает $ 700-1000. Опыт работы с большим функционалом, хорошее образованием и знание иностранных языков может оцениваться, как работа хорошего специалиста от $ 1500.

Статистика рынка труда, показывает- что в среднем в месяц размещено порядка 500 вакансий секретарей / офис-менеджеров. По количеству запросов - эти позиции находятся на 2 месте, после Менеджеров по продажам.

Ознакомиться с уровнем средней заработной платы по данной специальности можно ЗДЕСЬ.

В ходе оформления нового сотрудника на работу, Вам потребуется Должностная инструкция.

Возьмите за основу наш образец должностной инструкции секретаря и адаптируйте ее под свою компанию.

Должностная инструкция СЕКРЕТАРЬ

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора фирмы.

4. Секретарь должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.11. Основы этики и эстетики.

4.12. Правила делового общения.

4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.

4.14. Основы административного права и законодательства о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Секретарь подчиняется непосредственно ______________________________________________________________ (руководителю фирмы, структурного подразделения)

6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения
(подпись)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела
(подпись)

С инструкцией ознакомлен:
(подпись)

Приглашаем Вас к Сотрудничеству! С уважением, Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ
Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.