Справочник юриста: кадровый документооборот

Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

СПРАВОЧНИК ПРАКТИКУЮЩЕГО ЮРИСТА ПО ТРУДОВОМУ ПРАВУ

А.В.Сутягин, В.А.Ершов, И.А.Толмачев Глава 3. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

3.1. Положение о кадровой службе предприятия

Положение о кадровой службе предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.
Разработка положения о кадровой службе производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Такое решение принимается руководителем во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти), в инициативном порядке, в соответствии с документами планирования деятельности предприятия либо на основании рассмотренного письменного обращения должностного лица предприятия (например, служебной записки), в компетенции (ведении) которого находятся вопросы кадровой работы.
Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении, см. выше) и доводится до сведения соответствующего исполнителя. Как правило, процедура разработки проекта положения включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.
Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении (например, приказа). Утвержденное положение регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).
Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Структура положения состоит из разделов:
- общие положения; функции;
- задачи; права; обязанности;
- ответственность;
- взаимоотношения (взаимодействие) с другими подразделениями (должностными лицами).
Текст положения излагается деловым стилем, от третьего лица единственного или множественного числа ("руководствуются", "исполняет" и т.п.). Для изложения применяется преимущественно сплошной связный текст, включающий грамматически согласованную управленческую информацию, являющуюся наиболее значимой для надлежащей регламентации повседневной деятельности кадровой службы.
Отдельные разделы положения могут быть представлены в виде таблицы. При включении в текст положения таблицы следует снабдить графы и строки заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже, а также согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с соответствующими заголовками.
Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже (т.е. отвечает на вопрос "О чем?"). Разделы положения должны иметь заголовки и нумеровать римскими цифрами, отделенными от заголовков точкой и пробелом.
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовков не ставится. Пункты и подпункты в составе разделов положения нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, в пределах соответствующих разделов (пунктов): 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.1.1, 2.1.1.1 и т.д.
Вторая и последующие страницы документа снабжаются нумерацией. Нумерация страниц производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля, точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся. Примерный текст положения о кадровой службе предприятия представлен ниже.



НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)
В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ



ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ



I. Общие положения



1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с ... (Указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.)
1.2. Настоящее положение регулирует повседневную деятельность кадровой службы ... (указать наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами (далее - предприятие)) и устанавливает:
1.2.1. Организационно-правовой статус службы.
1.2.2. Перечень функций и задач службы в области организации кадровой работы.
1.2.3. Полномочия службы, а также порядок ее взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам кадровой работы.
1.2.4. Ответственность службы за ненадлежащую организацию кадровой работы.
1.2.5. ... (Другое - указать конкретно.)
1.3. Кадровая служба - структурное подразделение предприятия, предназначенное для реализации его кадровой политики и вытекающих из ее содержания задач кадровой работы. Для обеспечения повседневной деятельности служба имеет печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из его структурных подразделений), а также штампы и бланки установленного предприятием вида.
1.4. Целью деятельности кадровой службы является обеспечение полного и своевременного удовлетворения текущих и перспективных потребностей предприятия в кадровых ресурсах посредством его комплектования необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.
1.5. Непосредственное руководство кадровой службой осуществляет ее директор, являющийся прямым начальником всех сотрудников службы. Директор службы подчиняется генеральному директору предприятия, назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.6. В интересах надлежащей организации кадровой работы в составе кадровой службы формируются отделы, группы и иные самостоятельные участки. Организационная структура, а также квалификационно-численный состав кадровой службы ежегодно устанавливаются генеральным директором предприятия по представлению директора службы (приложение N 1 к положению).
1.7. В своей повседневной деятельности кадровая служба руководствуется:
1.7.1. Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти.
1.7.2. Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.
1.7.3. Уставом и локальными нормативными актами предприятия.
1.7.4. Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации кадровой работы и настоящим положением.
1.7.5. ... (Другое - указать конкретно.)
1.8. Деятельность отделов, групп и иных самостоятельных участков в составе кадровой службы регулируется, помимо перечисленного в п. 1.7, соответствующими положениями, регламентами и инструкциями по осуществлению тех или иных составляющих кадровой работы.
1.9. Работа сотрудников кадровой службы регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
1.10. Организационно-правовое, информационное, кадровое, финансовое и материально-техническое обеспечение кадровой службы осуществляется за счет ресурсов предприятия.
1.11. Нормирование труда сотрудников кадровой службы, расчет их общей численности, а также распределение и постановка заданий осуществляется на основе действующих "Единых норм времени и выработки...", инв. N... (Указать конкретно.)
1.12. Условия труда сотрудников кадровой службы.
1.13. Порядок оплаты труда сотрудников кадровой службы устанавливается положением о материальном стимулировании предприятия в соответствии с условиями, предусмотренными соответствующими трудовыми договорами.
1.14. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
1.15. Положение о кадровой службе утверждается генеральным директором предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в настоящем положении, являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками.



II. Функции и задачи кадровой службы



2.1. Реализация цели деятельности кадровой службы достигается посредством выполнения ею комплекса специальных функций и задач.
2.2. Основными функциями кадровой службы являются:
2.2.1. Организационная (административная).
2.2.2. Информационная.
2.2.3. Контрольная.
2.2.4. Регулятивная.
2.2.5. Методическая.
2.2.6. ... (Другое - указать конкретно.)
2.3. В рамках осуществления перечисленных в п. 2.2 функций кадровая служба решает следующие основные задачи:
2.3.1. Комплекс организационных (административных) задач:
2.3.1.1. Организация рекрутинга сотрудников.
2.3.1.2. Организация социально-профессиональной адаптации сотрудников.
2.3.1.3. Организация обучения (тренинга) сотрудников.
2.3.1.4. Организация контроллинга сотрудников.
2.3.1.5. Организация мотивации сотрудников.
2.3.1.6. Организация ротации сотрудников.
2.3.1.7. Организация кадрового делопроизводства.
2.3.1.8. ... (Другое - указать конкретно.)
2.3.2. Комплекс информационных задач:
2.3.2.1. Оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек, личных дел, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования (ГПС), медицинских полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).
2.3.2.2. Поддержание в актуальном состоянии базы данных о сотрудниках предприятия.
2.3.2.3. Ведение учетно-справочной работы.
2.3.2.4. ... (Другое - указать конкретно.)
2.3.3. Комплекс контрольных задач:
2.3.3.1. Контроль за соблюдением на предприятии законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.
2.3.3.2. Контроль достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками.
2.3.3.3. Организация проведения внутренних проверок и расследований.
2.3.3.4. ... (Другое - указать конкретно.)
2.3.4. Комплекс регулятивных задач:
2.3.4.1. Формирование и оптимизация организационной структуры предприятия.
2.3.4.2. Определение и уточнение предельной численности и фонда оплаты труда сотрудников предприятия.
2.3.4.3. Планирование, анализ состояния и подведение итогов кадровой работы.
2.3.4.4. ... (Другое - указать конкретно.)
2.3.5. Комплекс методических задач:
2.3.5.1. Методическое руководство кадровой работой в структурных подразделениях предприятия.
2.3.5.2. Консультирование должностных лиц по вопросам кадровой работы.
2.3.5.3. Работа с обращениями сотрудников, организация их приема по насущным вопросам.
2.3.5.4. ... (Другое - указать конкретно.)
2.4. В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия задачи кадровой службы могут уточняться.



III. Полномочия кадровой службы



3.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями.
3.2. Кадровая служба имеет право:
3.2.1. Запрашивать у должностных лиц предприятия, а также органов управления (власти), сторонних организаций (предприятий, учреждений) сведения о сотрудниках с целью уточнения соответствующих персональных данных, а при приеме на работу и перемещениях сотрудников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых перестановок.
3.2.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления сотрудниками соответствующих документов: паспорта или заменяющего его документа, трудовой книжки, документа об образовании (наличии специальных знаний (умений)), страхового свидетельства ГПС и др.
3.2.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.4. Давать должностным лицам предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам организации кадровой работы.
3.2.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.7. Осуществлять взаимодействие с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.8. Визировать проекты документов, подготовленных другими подразделениями предприятия, если в таких документах затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции кадровой службы.
3.2.9. Представлять (через уполномоченных должностных лиц) интересы предприятия и службы на протокольных мероприятиях, в ходе которых затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции кадровой службы.
3.2.10. Оформлять и выдавать в соответствии с действующими на предприятии правилами по письменным запросам (заявлениям) справки, заключения, выписки и иные аналогичные документы.
3.2.11. Осуществлять регулярный контроль за исполнением должностными лицами предприятия требований, предъявляемых к организации кадровой работы, периодически информировать соответствующих лиц, а также руководство предприятия о результатах контроля.
3.2.12. ... (Другое - указать конкретно.)
3.3. Кадровая служба обязана:
3.3.1. Своевременно и качественно, в полном соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами, локальными актами, организационно-распорядительными актами в области кадровой работы выполнять возложенные на нее задачи.
3.3.2. Поддерживать условия, обеспечивающие требуемую эффективность кадровой работы.
3.3.3. Обеспечивать сохранность полученных сведений о сотрудниках от разглашения (утраты) в процессе обработки.
3.3.4. Предоставлять органам управления (власти), сторонним организациям (предприятиям, учреждениям) информацию по вопросам, отнесенным к компетенции кадровой службы, в соответствии с действующими на предприятии правилами.
3.3.5. Предоставлять руководству предприятия отчет о результатах кадровой работы не позднее ... числа месяца, следующего за отчетным.
3.3.6. ... (Другое - указать конкретно.)



IV. Взаимодействие кадровой службы



4.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях - с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) в соответствии с нижеследующим порядком.



V. Ответственность кадровой службы



5.1. Кадровая служба несет ответственность за:
5.1.1. Надлежащую реализацию возложенных на нее задач.
5.1.2. Соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.
5.1.3. ... (Другое - указать конкретно.)
5.1.4. Директор кадровой службы несет персональную ответственность за руководство повседневной деятельностью службы в объеме, предусмотренном заключенным с ним трудовым договором и должностной инструкцией. Порядок привлечения директора кадровой службы к ответственности определяется Положением о дисциплине руководящего состава предприятия.
5.1.5. Сотрудники службы несут ответственность за исполнение своих обязанностей в объеме, предусмотренном соответствующими трудовыми договорами и должностными инструкциями. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к ответственности определяется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
5.1.6. ... (Другое - указать конкретно.)
Организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы определяются исходя из содержания и объема возлагаемых на нее задач расчетным методом. Для расчетов используются:
а) исходные данные об организационной структуре и штатной численности предприятия на планируемый период;
б) нормативы предельной численности кадровых служб;
в) нормативы (нормы) времени на выполнение работ по кадровому обеспечению деятельности предприятий (организаций, учреждений).
Подготовка исходных данных и производство расчетов организуются директором кадровой службы. Результаты расчетов представляются на рассмотрение генерального директора предприятия не позднее ... (Указать конкретно.)
По результатам рассмотрения организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы утверждаются приказом генерального директора предприятия. Изменения в организационной структуре и квалификационно-численном составе кадровой службы производятся приказом генерального директора по представлению директора службы.
Организационная структура кадровой службы включает следующие подразделения (самостоятельные участки работы):
административный отдел;
отдел рекрутинга;
отдел подготовки кадров;
отдел контроллинга;
отдел ротации.
Квалификационно-численный состав кадровой службы распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на службу, а между ее структурными подразделениями - исходя из задач соответствующих отделов (групп).



3.2. Положение о подразделении кадровой службы



Положение о подразделении кадровой службы - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего подразделения, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности. Как и положение о кадровой службе, положение о структурном подразделении относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.
Общий порядок разработки положения о подразделении кадровой службы в основном соответствует рассмотренному выше. Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.
После утверждения руководителем кадровой службы документ регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).
Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, положения о кадровой службе, а также типовых (примерных) положений о подразделениях кадровой службы. Структура документа соответствует структуре положения о кадровой службе.
Требования к оформлению и изложению текста документа аналогичны рассмотренным выше. Примерный текст положения о подразделении кадровой службы представлен ниже.



НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)
В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ



ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПОДГОТОВКИ КАДРОВ



I. Общие положения



1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с ... (Указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.)
1.2. Настоящее положение регулирует повседневную деятельность отдела подготовки кадров ... (указать наименование кадровой службы предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами (далее - кадровой службы предприятия)) и устанавливает:
1.2.1. Организационно-правовой статус отдела подготовки кадров (далее - отдела).
1.2.2. Перечень функций и задач отдела в области организации подготовки кадров.
1.2.3. Полномочия отдела, а также порядок его взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) службы и предприятия по вопросам кадровой работы.
1.2.4. Ответственность отдела за ненадлежащую организацию подготовки кадров.
1.2.5. ... (Другое - указать конкретно.)
1.3. Отдел подготовки кадров - подразделение кадровой службы предприятия, предназначенное для реализации задач по подготовке необходимого количества сотрудников требуемых специальностей и квалификации, их адаптации и мотивации. Для обеспечения повседневной деятельности отдел имеет печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к кадровой службе предприятия (на правах одного из ее подразделений), а также штампы установленного предприятием вида.
1.4. Целью деятельности отдела является организация подготовки необходимого количества сотрудников требуемых специальностей и квалификации, их адаптации и мотивации.
1.5. Непосредственное руководство отделом осуществляет его заведующий, являющийся прямым начальником всех сотрудников отдела. Заведующий отделом подчиняется директору кадровой службы, назначается на должность и освобождается от должности приказом (распоряжением) заместителя генерального директора по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.6. В интересах надлежащей организации работы в составе отдела формируются группы и иные самостоятельные участки. Организационная структура, а также квалификационно-численный состав отдела ежегодно устанавливаются директором кадровой службы по представлению заведующего отделом (приложение N 1 к положению).
1.7. В своей повседневной деятельности отдел руководствуется:
1.7.1. Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым кадровая служба занимает подчиненное положение.
1.7.2. Локальными нормативными актами предприятия по вопросам организации кадровой работы.
1.7.3. Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации подготовки кадров.
1.7.4. Положением о кадровой службе.
1.7.5. Настоящим положением.
1.7.6. ... (Другое - указать конкретно.)
1.8. Деятельность групп и иных самостоятельных участков в составе отдела регулируется, помимо перечисленного в п. 1.7, соответствующими регламентами и инструкциями по осуществлению тех или иных составляющих работы по подготовке кадров.
1.9. Работа сотрудников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
1.10. Всестороннее обеспечение отдела осуществляется за счет ресурсов службы и предприятия.
1.11. Нормирование труда сотрудников отдела, расчет их общей численности, а также распределение и постановка заданий осуществляются на основе действующих "Единых норм времени и выработки...", инв. N... (Указать конкретно.)
1.12. Условия труда сотрудников отдела, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. N... (Указать конкретно.)
1.13. Порядок оплаты труда сотрудников отдела устанавливается положением о материальном стимулировании предприятия в соответствии с условиями, предусмотренными соответствующими трудовыми договорами.
1.14. Порядок привлечения сотрудников отдела к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
1.15. Положение об отделе утверждается директором кадровой службы по представлению заведующего отделом. Нормы и правила, содержащиеся в настоящем положении, являются обязательными для исполнения всеми подразделениями отдела и его сотрудниками.



II. Задачи отдела подготовки кадров



2.1. Реализация цели деятельности отдела достигается посредством выполнения им комплекса специальных задач.
2.2. Основными задачами отдела являются:
2.2.1. Организация социально-профессиональной адаптации сотрудников.
2.2.2. Организация обучения (тренинга) сотрудников.
2.2.3. Организация мотивации сотрудников.
2.2.4. Ведение учетно-справочной работы по вопросам кадровой работы, относящимся к компетенции отдела.
2.2.5. Контроль за соблюдением на предприятии нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов, регламентирующих обучение, адаптацию и мотивацию сотрудников.
2.2.6. Планирование, анализ состояния и подведение итогов работы по подготовке кадров.
2.2.7. Методическое руководство обучением, адаптацией и мотивацией сотрудников в структурных подразделениях предприятия.
2.2.8. Консультирование должностных лиц по вопросам кадровой работы, относящимся к компетенции отдела.
2.2.9. Социально-профессиональное тестирование сотрудников.
2.2.10. ... (Другое - указать конкретно.)
2.3. В зависимости от изменений в направленности и содержании функций и задач кадровой службы предприятия задачи отдела могут уточняться.



III. Полномочия отдела подготовки кадров



3.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности отдел наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями.
3.2. Отдел имеет право:
3.2.1. Запрашивать у должностных лиц службы и предприятия сведения о сотрудниках с целью уточнения соответствующих персональных данных, а при приеме на работу и перемещениях сотрудников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых перестановок и необходимых в этой связи мерах адаптации, мотивации и обучения.
3.2.2. Требовать представления сотрудниками соответствующих документов об образовании (наличии специальных знаний (умений)) при подготовке проектов программ (планов) адаптации, мотивации и корпоративного тренинга, а также при подготовке договоров на платное обучение (повышение квалификации, переподготовку) вне предприятия.
3.2.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.4. Давать должностным лицам службы и предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.5. Вносить на рассмотрение руководства службы предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.7. Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.2.8. Визировать проекты документов, подготовленных другими подразделениями службы и предприятия, если в таких документах затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции отдела.
3.2.9. Представлять (через уполномоченных должностных лиц) интересы предприятия и службы на протокольных мероприятиях, в ходе которых затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции отдела.
3.2.10. Оформлять и выдавать в соответствии с действующими на предприятии правилами по письменным запросам (заявлениям) справки, заключения, выписки и иные аналогичные документы.
3.2.11. Осуществлять регулярный контроль за исполнением должностными лицами предприятия требований, предъявляемых к организации обучения, адаптации и мотивации сотрудников, периодически информировать соответствующих лиц, а также руководство службы о результатах контроля.
3.2.12. ... (Другое - указать конкретно.)
3.3. Отдел обязан:
3.3.1. Своевременно и качественно, в полном соответствии с нормативно-правовыми актами, локальными актами, организационно-распорядительными актами в области кадровой работы выполнять возложенные на него задачи.
3.3.2. Поддерживать условия, обеспечивающие требуемую эффективность работы по обучению, мотивации и адаптации кадров.
3.3.3. Обеспечивать сохранность полученных сведений о сотрудниках от разглашения (утраты) в процессе обработки.
3.3.4. Предоставлять руководству службы и предприятия информацию по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с действующими на предприятии правилами.
3.3.5. Предоставлять руководству службы отчет о результатах подготовки кадров не позднее ... числа месяца, следующего за отчетным.
3.3.6. ... (Другое - указать конкретно.)



IV. Взаимодействие отдела подготовки кадров



4.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности отдел организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами службы и предприятия, а в необходимых случаях - со сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) в соответствии с установленным в организации порядком.



V. Ответственность отдела подготовки кадров



5.1. Отдел несет ответственность за:
5.1.1. Надлежащую реализацию возложенных на него задач.
5.1.2. Соблюдение требований нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области подготовки кадров.
5.1.3. ... (Другое - указать конкретно.)
5.1.4. Заведующий отделом несет персональную ответственность за руководство повседневной деятельностью отдела в объеме, предусмотренном заключенным с ним трудовым договором и должностной инструкцией. Порядок привлечения заведующего отделом к ответственности определяется Положением о дисциплине руководящего состава предприятия.
5.1.5. Сотрудники отдела несут ответственность за исполнение своих обязанностей в объеме, предусмотренном соответствующими трудовыми договорами и должностными инструкциями. Порядок привлечения сотрудников отдела к ответственности определяется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
5.1.6. ... (Другое - указать конкретно.)



3.3. Инструкция по организации кадровой работы



Инструкция по организации кадровой работы - это документ, в котором излагается порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организации, учреждения). Инструкция представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.
Разработка документа производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции и доводится до сведения соответствующего исполнителя.
Как правило, процедура разработки проекта инструкции включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение. Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении.
Утвержденная инструкция регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).
Содержание инструкции обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) инструкций по организации кадровой работы. Структура положения состоит из разделов, в которых последовательно описывается порядок осуществления кадровой работы.
Примерная структура инструкции по организации кадровой работы:
1. Общие положения.
2. Организация рекрутинга сотрудников.
3. Организация адаптации сотрудников.
4. Организация мотивации сотрудников.
5. Организация обучения (тренинга) сотрудников.
6. Организация контроллинга сотрудников.
7. Организация ротации сотрудников.
8. Организация документирования кадровой работы.
Оформление проекта инструкции производится на общем бланке предприятия либо бланке конкретного вида документа формата А4. Состав реквизитов документа тот же, что и у положения о кадровой службе.
Инструкция излагается деловым стилем, от третьего лица единственного или множественного числа ("осуществляются", "организует" и т.п.). Заголовок к тексту документа формулируется в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос "чему?").
Разделы и подразделы инструкции должны иметь заголовки и нумеровать римскими цифрами. Заголовки разделов (подразделов) пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовков не ставится.
Пункты и подпункты в составе разделов (подразделов) положения нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, в пределах соответствующих разделов (подразделов, пунктов). Вторая и последующие страницы документа снабжаются нумерацией (в возрастающем порядке арабскими цифрами).
Номера страниц указываются посередине верхнего поля, точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся. Примерный текст инструкции по организации кадровой работы представлен ниже.



НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)
В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ



ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОЙ РАБОТЫ



I. Общие положения



1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с ... (Указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.)
1.2. Настоящая инструкция определяет порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия:
по организации рекрутинга сотрудников;
по организации адаптации сотрудников;
по организации мотивации сотрудников;
по организации профессионального обучения (тренинга) сотрудников;
по организации контроллинга сотрудников;
по организации ротации сотрудников;
по организации документирования кадровой работы.
1.3. Инструкция по организации кадровой работы утверждается генеральным директором предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в настоящей инструкции, являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками, а также должностными лицами, уполномоченными организовывать кадровую работу в структурных подразделениях предприятия.



II. Организация рекрутинга сотрудников



2.1. Поиск сотрудников.
2.1.1. Поиск сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, профессиональные и личностные качества которых удовлетворяют общим требованиям, предъявляемым к кандидатам на вакансии предприятия, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации потенциальных кандидатов. Работа по поиску сотрудников организуется группой поиска отдела рекрутинга (специалистом по поиску группы рекрутинга) в соответствии с поисковым заданием начальника отдела (группы).
2.1.2. Организация поиска сотрудников включает:
2.1.2.1. Подготовительные работы.
2.1.2.2. Распространение информации об открытии вакансии.
2.1.2.3. Сбор информации о лицах, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов на вакансию.
2.1.2.4. Систематизацию и анализ информации.
2.1.2.5. Формулирование и представление предложений по персональному составу потенциальных кандидатов на рассмотрение руководства отдела (группы).
2.1.3. Подготовительные работы включают:
2.1.3.1. Формулирование общих требований к профессиональным и личностным качествам потенциальных кандидатов.
2.1.3.2. Определение основных и резервных каналов для распространения и сбора информации о потенциальных кандидатах.
2.1.3.3. Определение лимита числа потенциальных кандидатов для включения в предварительный список.
2.1.3.4. Определение сроков поиска потенциальных кандидатов.
2.1.3.5. Оценку внутренних ресурсов предприятия для заполнения вакансии.
2.1.4. Систематизация и анализ информации о потенциальных кандидатах организуются с целью предварительного определения степени соответствия профессиональных и личностных качеств лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, общим требованиям предприятия.
2.1.5. Недостающая информация о профессиональных и личностных качествах лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, запрашивается непосредственно у этих лиц.
2.1.6. Формулирование предложений по персональному составу потенциальных кандидатов производится на основе результатов анализа соответствующей информации и в пределах лимита, установленного поисковым заданием, при этом предпочтение отдается лицам, профессиональные и личностные качества которых в наибольшей степени соответствуют общим требованиям предприятия.
Решение о допуске потенциальных кандидатов к участию в мероприятиях отбора принимает начальник отдела (группы) рекрутинга. После этого организуются подведение итогов этапа поиска и постановка задач на этап отбора.
2.2. Отбор сотрудников.
2.2.1. Отбор сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, рассматриваемых по итогам процедуры поиска в качестве потенциальных кандидатов на вакансии предприятия, проверке и уточнению этой информации, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации кандидатов для найма на работу. Работа по отбору сотрудников организуется группой отбора отдела рекрутинга (специалистом по отбору группы рекрутинга) в соответствии с отборочным заданием начальника отдела (группы).
2.2.2. Организация отбора сотрудников включает:
2.2.2.1. Проверку информации о потенциальных кандидатах.
2.2.2.2. Уточнение информации о потенциальных кандидатах.
2.2.2.3. Проведение первичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными.
2.2.2.4. Углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах, результаты участия которых в первичном собеседовании признаны удовлетворительными.
2.2.2.5. Проведение вторичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты углубленного изучения информации о которых признаны удовлетворительными.
2.2.2.6. Проведение комплексного экзамена для потенциальных кандидатов, результаты участия которых во вторичном собеседовании признаны удовлетворительными.
2.2.2.7. Формулирование и представление предложений по персональному составу кандидатов для найма на работу на рассмотрение руководства отдела (группы).
2.2.3. Информация о потенциальных кандидатах, подлежащая проверке, запрашивается с мест их прежней работы (учебы) по форме, предусмотренной приложением к настоящей инструкции. При выявлении несоответствий между информацией, предоставленной кандидатом, и информацией, предоставленной в ответе на запрос, организуется проверка информации, достоверность которой вызывает сомнения, из независимых источников.
2.2.4. Информация о потенциальных кандидатах, требующая уточнения в связи с результатами проверки либо в связи с несвоевременным или (и) неточным предоставлением такой информации, запрашивается непосредственно у этих кандидатов в порядке, предусмотренном п. 2.1.6 настоящей инструкции. Вся обработанная информация формируется в досье кандидата, которое ведется на протяжение последующих мероприятий отбора.
2.2.5. К проведению первичного собеседования допускаются потенциальные кандидаты, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными. Кандидаты, допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно.
Кандидаты, не допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно. Для организации собеседования используются:
досье кандидата;
план собеседования;
описание вакансии (должности или работы);
перечень вопросов;
тестовые задания.
В собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют начальник группы отбора (заместитель начальника группы рекрутинга) и начальник структурного подразделения, в котором имеется соответствующая вакансия. В ходе собеседования:
проверяются личные документы кандидата;
уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;
кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы;
даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;
изучаются, предварительно оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.
Ход собеседования фиксируется по утвержденной работодателем форме. Результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются по утвержденной работодателем форме.
2.2.6. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств, формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников вторичного собеседования. Затем организуется углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах - участниках вторичного собеседования. С этой целью дистанционно организуются анкетирование и тестирование соответствующих кандидатов. Программа анкетирования и тестирования определяется решением начальника отдела (группы) рекрутинга.
По результатам анкетирования и тестирования персональный состав участников уточняется, при этом предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых в наибольшей степени соответствуют описаниям соответствующих вакансий. Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) ко вторичному собеседованию, организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции.
2.2.7. Во вторичном собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют начальник отдела (группы) рекрутинга, специалист, занимающий должность (выполняющий работу), аналогичную соответствующей вакансии, и психолог.
В ходе собеседования:
объявляются основные результаты анкетирования и тестирования;
уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;
кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы;
даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;
изучаются, оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.
Для организации собеседования используются: досье кандидата; план собеседования; общие условия найма на работу; перечень вопросов; тестовые задания. Ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции.
2.2.8. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты оценки деловых качеств, формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников комплексного экзамена. Предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых по итогам мероприятий отбора признаны в наибольшей степени соответствующими описаниям соответствующих вакансий.
Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) к комплексному экзамену, организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции. Организация комплексного экзамена осуществляется в соответствии с Положением о квалификационном экзамене и оценке профессиональных качеств сотрудников предприятия.
2.2.9. По результатам комплексного экзамена формулируются предложения по персональному составу кандидатов для найма на работу. Предпочтение отдается кандидатам, набравшим по итогам комплексного экзамена наибольшее количество баллов.
Предложения рассматриваются руководством отдела (группы), после чего докладываются руководителю предприятия. Решение руководителя предприятия оформляется соответствующей резолюцией.
Кандидаты, с которыми следует заключить трудовые договора, информируются об этом письменно. Кандидаты, которым отказано в заключении трудовых договоров, информируются об этом письменно.
По требованию кандидата, которому было отказано в заключении трудового договора, ему сообщается в письменной форме о причине отказа. Необоснованный отказ в заключении трудового договора, т.е. отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами кандидата, не допускается.
2.3. Наем сотрудников.
2.3.1. Наем сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по заключению трудовых договоров с лицами, успешно прошедшими отбор. Работа по найму сотрудников организуется группой найма отдела рекрутинга (специалистом по найму группы рекрутинга) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
2.3.2. Организация найма сотрудников включает:
2.3.2.1. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с проектом трудового договора.
2.3.2.2. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с основными локальными нормативными актами, действующими на предприятии.
2.3.2.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о заключении с ним трудового договора.
2.3.2.4. Проведение медицинского осмотра сотрудника в случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.3.2.5. Заключение трудового договора.
2.3.2.6. Издание приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу.
2.3.2.7. Оформление трудовой книжки или (и) внесение в трудовую книжку сотрудника записи о приеме на работу.
2.3.2.8. Оформление документов, сопровождающих прием сотрудника на работу.
2.3.2.9. Ознакомление сотрудника с перечнем сведений, составляющих охраняемую законом тайну, если это необходимо для надлежащего исполнения сотрудником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы.
2.3.3. Трудовой договор - письменное соглашение между представителем работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным должностным лицом предприятия) и соответствующим сотрудником. В соответствии с трудовым договором работодатель обязуется:
предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением;
своевременно и в полном размере выплачивать сотруднику заработную плату;
исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности.
Со своей стороны, сотрудник обязуется:
лично выполнять определенную трудовым договором трудовую функцию (работу);
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя;
исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности.
В трудовом договоре указываются:
наименование работодателя в соответствии с учредительными документами;
фамилия, имя, отчество сотрудника;
сведения о документах, удостоверяющих личность сотрудника (наименование вида документа, серия, номер, кем и когда выдан);
идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) работодателя;
сведения о представителе работодателя (наименование должности, фамилия, имя, отчество) и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (наименование документа, кем издан (выдан), его серия, номер и дата);
место и дата заключения трудового договора;
условия трудового договора:
место работы с указанием сведений, позволяющих его идентифицировать;
трудовая функция: работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы;
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора со ссылкой на положение соответствующего федерального закона;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) сотрудника, а также полагающиеся ему доплаты, надбавки, поощрительные выплаты и т.п.);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного сотрудника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);
компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, устанавливаемый данному сотруднику;
условие об обязательном социальном страховании сотрудника в соответствии с федеральными законами;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
дополнительные условия, не ухудшающие положение сотрудника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также локальными нормативными актами предприятия, в том числе:
об уточнении места работы сотрудника (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
об испытании сотрудника;
о неразглашении сотрудником охраняемой законом тайны;
об обязанности сотрудника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если такое обучение проводилось за счет работодателя;
о видах и условиях дополнительного страхования сотрудника;
об улучшении социально-бытовых условий сотрудника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного сотрудника прав и обязанностей сотрудника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности сотрудника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, либо вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.
2.3.4. Проект трудового договора по форме, предусмотренной приложением к настоящей инструкции, направляется сотруднику для ознакомления вместе с приглашением на работу после сдачи комплексного экзамена. По истечении трех рабочих дней проект трудового договора должен быть завизирован сотрудником и возвращен на предприятие.
При необходимости к завизированному проекту прилагается список замечаний, касающихся условий трудового договора. По истечении трех рабочих дней сотруднику письменно сообщается о результатах рассмотрения замечаний.
2.3.5. В случае согласия с условиями трудового договора сотруднику направляется письменное приглашение для ознакомления с основными локальными нормативными актами предприятия. Отметка об ознакомлении сотрудника с основными локальными нормативными актами предприятия оформляется в соответствующем журнале (книге) по форме, предусмотренной приложением к настоящей инструкции.
2.3.6. В случае согласия с условиями труда, предусмотренными основными локальными нормативными актами предприятия, сотрудник подает письменное заявление о заключении трудового договора. При подаче заявления сотрудник должен предъявить документы, необходимые для заключения трудового договора, а именно:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность сотрудника;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, либо ранее выданная сотруднику трудовая книжка не может быть более использована в соответствии с предназначением;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
документы, необходимость предъявления которых при заключении трудового договора предусмотрена - с учетом специфики поручаемой сотруднику работы - соответствующими федеральными законами.
В случае удовлетворительных результатов проверки документов письменное заявление сотрудника визируется начальником кадровой службы и начальником структурного подразделения, в которое предполагается назначить сотрудника, после чего направляется руководителю предприятия.
2.3.7. Подготовка проекта трудового договора производится на основании соответствующей резолюции руководителя предприятия. В зависимости от характера поручаемой сотруднику работы или (и) условий ее выполнения трудовой договор может заключаться:
2.3.7.1. На определенный срок (но не более чем на пять лет):
на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
для выполнения заведомо определенной работы, в том числе и в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
для выполнения работ, непосредственно связанных с профессиональным обучением сотрудника;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.3.7.2. На определенный срок (но не более чем на пять лет) по соглашению между работодателем и сотрудником:
с поступающими на работу пенсионерами по возрасту;
с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, разрешена работа исключительно временного характера;
для проведения неотложных работ по предотвращению чрезвычайных обстоятельств либо по устранению последствий их наступления;
с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
с руководителем, заместителями руководителя и главным бухгалтером предприятия;
с лицами, обучающимися по очной форме обучения;
с лицами, поступающими на работу по совместительству;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.3.7.3. На неопределенный срок, если федеральными законами не предусмотрено иное.
2.3.7.4. При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании сотрудника. Такое испытание устанавливается для проверки соответствия сотрудника поручаемой работе в порядке, предусмотренном федеральными законами.
В случае, когда сотрудник был фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании в дальнейшем может быть включено в трудовой договор, если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала сотрудником работы. В период испытания на сотрудника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.
2.3.8. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работодателем и сотрудником, если иное не установлено трудовым договором, либо со дня фактического допуска сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя). Один экземпляр подписанного трудового договора хранится в кадровой службе, второй - выдается на руки сотруднику под подпись (на первом экземпляре). Сотрудник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей:
а) в день, определенный трудовым договором;
б) на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу;
в) в день допуска к работе работодателем, если к этому времени с ним еще не был заключен трудовой договор.
Если сотрудник не приступил к работе в установленный день начала работы без уважительных причин, подтвержденных им документально не позднее дня, следующего за днем, установленным в качестве дня начала работы, то трудовой договор аннулируется на основании соответствующего акта по форме, предусмотренной приложением к настоящей инструкции, и в дальнейшем считается незаключенным.
2.3.9. На основании подписанного сторонами трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме, предусмотренной приложением к настоящей инструкции. Приказ объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней с даты фактического начала работы.
2.3.10. По истечении пяти дней производится оформление сотруднику трудовой книжки и (или) внесение в нее записи о приеме на работу. Порядок обращения с трудовыми книжками определен соответствующим положением.
2.3.11. Оформление иных документов, сопровождающих прием сотрудника на работу, включает:
2.3.11.1. Оформление сотрудником личного листка по учету кадров.
2.3.11.2. Оформление личной карточки.
2.3.11.3. Оформление личного дела.
2.3.11.4. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с приемом на работу, производится на основании письменного заявления сотрудника. Выдача копий документов (выписок из документов) и справок производится в срок не более трех рабочих дней с даты рассмотрения письменного заявления сотрудника.
Копии документов (выписки из документов) и справки, связанные с работой, предоставляются сотруднику безвозмездно, под подпись в соответствующем журнале (книге).
2.4. Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу (см. далее), допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.



III. Организация адаптации сотрудников



3.1. Адаптация сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на создание оптимальных условий для самостоятельного, эффективного выполнения сотрудником порученной ему работы, а также установления и поддержания повседневных личных контактов с коллегами. Адаптационные мероприятия организуются группой адаптации отдела подготовки кадров (специалистом по адаптации группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
3.2. Организация адаптации сотрудников включает:
3.2.1. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его способности к адаптации.
3.2.2. Определение типа и состава адаптационной программы.
3.2.3. Индивидуализацию содержания адаптационной программы.
3.2.4. Подготовку проекта адаптационной программы, его рассмотрение и утверждение.
3.2.5. Реализацию адаптационной программы.
3.3. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его способности к адаптации проводится в соответствии с содержанием задания на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам изучения формулируются письменные предложения по типу и составу адаптационной программы.
3.4. Адаптационная программа - документ, определяющий содержание, методы, сроки и иные показатели адаптационных мероприятий. В зависимости от результатов изучения профессиональных и личностных качеств сотрудника адаптационная программа может быть монотипной или комплексной, а по своему составу - одно- или двухкомпонентной, при этом:
а) монотипная программа может быть направлена либо на профессиональную, либо на социальную адаптацию сотрудника, комплексная - на оба типа адаптации одновременно;
б) двухкомпонентная программа включает этапы первичной и последующей адаптации, однокомпонентная - только этап последующей адаптации.
Как правило, вновь принятые на работу сотрудники проходят программу комплексной двухкомпонентной адаптации, а сотрудники, переведенные (в пределах предприятия) на новое место работы, - однокомпонентную программу профессиональной адаптации.
3.5. После определения типа и состава проводится индивидуализация адаптационной программы. Основным критерием при этом служит прогнозируемая способность соответствующего сотрудника к адаптации.
3.6. Подготовка проекта адаптационной программы производится по утвержденной работодателем форме. В содержании документа излагаются:
цель адаптационной программы;
основные задачи адаптационной программы;
основные направления реализации адаптационной программы;
планируемые (ожидаемые) результаты реализации адаптационной программы;
сроки реализации адаптационной программы (в целом и каждого из ее мероприятий в отдельности);
перечень планируемых адаптационных мероприятий (в виде таблицы);
должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации адаптационной программы (соответствующих мероприятий);
порядок руководства реализацией адаптационной программы;
меры всестороннего обеспечения реализации адаптационной программы;
порядок осуществления контроля за реализацией адаптационной программы;
порядок подведения итогов реализации адаптационной программы;
другие сведения, являющиеся существенными для реализации адаптационной программы в целом и ее отдельных мероприятий.
Проект согласуется с начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, после чего представляется на рассмотрение начальника кадровой службы.
3.7. Не позднее трех рабочих дней с даты утверждения адаптационной программы с ее содержанием должны быть ознакомлены под подпись соответствующий сотрудник и его непосредственный начальник.
3.8. Реализация адаптационной программы возлагается на лиц, указанных в ней в качестве ответственных. Кадровая служба осуществляет:
методическое руководство реализацией адаптационной программы;
оказание помощи лицам, ответственным за ее реализацию;
контроль за реализацией адаптационной программы;
оценку результатов ее реализации.
3.9. Не позднее трех рабочих дней с даты реализации адаптационной программы в кадровую службу начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, представляется характеристика. В содержании характеристики указываются основные результаты адаптации сотрудника, контрольные показатели его работы, проявленные им положительные, нейтральные и отрицательные деловые качества.
В выводах даются предложения по дальнейшему профессиональному предназначению сотрудника. Характеристика доводится до сведения сотрудника под подпись, после чего приобщается к документам кадровой службы.



IV. Организация мотивации сотрудников



4.1. Мотивация сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на побуждение сотрудников к эффективному, добросовестному, инициативному труду. Мотивационные мероприятия организуются группой мотивации отдела подготовки кадров (специалистом по мотивации группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
4.2. Организация мотивации сотрудников включает:
4.2.1. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его мотивированности.
4.2.2. Определение типа и состава мотивационной программы.
4.2.3. Индивидуализацию содержания мотивационной программы.
4.2.4. Подготовку проекта мотивационной программы, его рассмотрение и утверждение.
4.2.5. Реализацию мотивационной программы.
4.3. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его мотивированности проводится в соответствии с содержанием задания на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам изучения формулируются письменные предложения по типу и составу мотивационной программы.
4.4. Мотивационная программа - документ, определяющий содержание, методы, сроки и иные показатели мотивационных мероприятий. В зависимости от результатов изучения профессиональных и личностных качеств сотрудника упор в мотивационной программе делается на использование мероприятий (мер) материального, нематериального, организационного или социального характера.
4.5. После определения типа и состава проводится индивидуализация мотивационной программы. При этом в равной мере учитываются как уровень внутренней мотивации соответствующего сотрудника, так и степень его подверженности мотивационным мерам (мероприятиям), реализуемым извне.
4.6. Подготовка проекта мотивационной программы производится по утвержденной работодателем форме. В содержании документа излагаются:
цель мотивационной программы;
основные задачи мотивационной программы;
основные направления реализации мотивационной программы;
планируемые (ожидаемые) результаты реализации мотивационной программы;
сроки реализации мотивационной программы (в целом и каждого из ее мероприятий в отдельности);
перечень планируемых мотивационных мероприятий (в виде таблицы);
должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации мотивационной программы (соответствующих мероприятий);
порядок руководства реализацией мотивационной программой;
меры всестороннего обеспечения реализации мотивационной программы;
порядок осуществления контроля за реализацией мотивационной программы;
порядок подведения итогов реализации мотивационной программы;
другие сведения, являющиеся существенными для реализации мотивационной программы в целом и ее отдельных мероприятий.
Проект согласуется с начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, после чего представляется на рассмотрение начальника кадровой службы.
4.7. Не позднее трех рабочих дней с даты утверждения мотивационной программы с ее содержанием должны быть ознакомлены под роспись соответствующий сотрудник и его непосредственный начальник.
4.8. Реализация мотивационной программы возлагается на лиц, указанных в ней в качестве ответственных. Кадровая служба осуществляет:
методическое руководство реализацией мотивационной программы; оказание помощи лицам, ответственным за ее реализацию; контроль за реализацией мотивационной программы; оценку результатов ее реализации.
4.9. Оценка эффективности мотивационных программ проводится ежеквартально на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам оценки формулируются письменные предложения, направленные на совершенствование мотивационных программ.



V. Организация тренинга (профессионального обучения)
сотрудников



5.1. Тренинг (профессиональное обучение) сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на формирование, закрепление и совершенствование профессиональных знаний, навыков и умений сотрудников. Соответствующие мероприятия организуются группой обучения отдела подготовки кадров (специалистом по обучению группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
5.2. Организация тренинга сотрудников включает:
5.2.1. Формулирование требований к содержанию и направленности профессионального обучения сотрудников.
5.2.2. Определение форм и методов профессионального обучения сотрудников.
5.2.3. Разработку и внедрение системы документирования и соответствующей документации.
5.2.4. Планирование профессионального обучения сотрудников.
5.2.5. Реализацию планов профессионального обучения сотрудников.
5.3. Требования к содержанию и направленности профессионального обучения формулируются исходя из потребностей предприятия в сотрудниках соответствующей квалификации и численности и с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Сформулированные требования фиксируются в соответствующих документах кадровой службы (программах, перечнях необходимых профессий (специальностей)) и подлежат периодическому уточнению.
5.4. На основе сформулированных требований производится определение форм и методов профессионального обучения сотрудников. Основными формами профессионального обучения являются:
- общепрофессиональная подготовка сотрудников;
- профессиональная переподготовка сотрудников;
- повышение квалификации сотрудников;
- обучение сотрудников вторым (и последующим) профессиям;
- индивидуальное профессиональное обучение.
Основными методами профессионального обучения являются:
- теоретические занятия;
- контрольные занятия;
- практические занятия;
- производственная практика;
- стажировка.
Профессиональное обучение организуется на предприятии, совместно с деловыми партнерами предприятия, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования в порядке, определяемом коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, а также договором с соответствующим образовательным учреждением.
5.5. Разработка и внедрение системы документирования тренинга и соответствующей документации производится кадровой службой во взаимодействии со службой документационного обеспечения управления предприятием.
5.6. Планирование профессионального обучения сотрудников включает:
определение перечня профессий, специальностей, квалификаций, профессиональное обучение которым имеет для предприятия приоритетное значение в планируемый период;
определение примерной численности обучаемых (по профессиям и в целом);
определение персонального состава обучаемых;
определение мест профессионального обучения;
определение (уточнение) организационных возможностей предприятия по организации профессионального обучения с учетом расчетной численности обучаемых и других существенных показателей;
разработка проекта программы организации профессионального обучения на планируемый период;
разработка на основе утвержденной программы организации профессионального обучения планов реализации (по направлениям).
5.7. Реализация планов профессионального обучения сотрудников включает:
информирование сотрудников о порядке организации профессионального обучения;
заключение договоров на профессиональное обучение с образовательными учреждениями, а также с лицами, привлекаемыми к обучению непосредственно на предприятии;
формирование учебных групп;
подготовку и поддержание в надлежащем состоянии учебно-материальной базы предприятия;
проведение учебных занятий;
контроль за реализацией спланированных мероприятий.
5.8. Оценка эффективности программы организации профессионального обучения проводится ежеквартально на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам оценки формулируются письменные предложения, направленные на совершенствование организации процесса профессионального обучения.
5.9. Сотрудникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Сотрудники имеют право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям. Указанное право реализуется путем заключения дополнительного договора между сотрудником и работодателем, а при обучении сотрудника вне предприятия - кроме того, посредством заключения договора между работодателем и соответствующим образовательным учреждением.
5.10. Работодатель вправе заключать ученические договоры:
а) на профессиональное обучение - с лицами, ищущими работу;
б) на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы - с сотрудниками предприятия, при этом заключенный с сотрудником предприятия ученический договор в период своего действия является дополнительным к трудовому договору.
5.11. В содержании ученического договора указываются:
наименование сторон;
сведения о наименовании конкретной профессии, специальности, квалификации, приобретаемой учеником в период действия ученического договора;
обязанность работодателя обеспечить сотруднику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;
обязанность сотрудника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре;
срок ученичества;
размер оплаты в период ученичества;
иные условия, определенные соглашением сторон, в частности форма ученичества: индивидуальное, бригадное, курсовое обучения, иное.
Ученический договор заключается на срок, необходимый для обучения данной профессии (специальности, квалификации) в письменной форме в двух экземплярах.
Ученический договор действует со дня, указанного в этом договоре, в течение предусмотренного им срока. В течение срока действия ученического договора на учеников распространяется трудовое законодательство, включая законодательство об охране труда, а его содержание может быть изменено только по письменному соглашению сторон.
5.12. Лицам, успешно завершившим ученичество, при заключении трудового договора с работодателем, по договору с которым они проходили обучение, испытательный срок не устанавливается. В случае если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возвращает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем расходы в связи с ученичеством.
5.13. Для всех поступающих на работу лиц, а также для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим. Кроме того, работодатель обеспечивает обучение лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов и проведение их периодического обучения по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в период работы на предприятии.
5.14. Сотрудникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях по направлению работодателя или самостоятельно и успешно обучающимся в этих учреждениях, а также сотрудникам, поступающим в указанные образовательные учреждения, работодатель обеспечивает предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных федеральными законами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами. Основанием для предоставления гарантий и компенсаций служат соответствующие документы, подтверждающие факт успешного обучения (поступления, подготовки к поступлению) сотрудника в образовательном учреждении (образовательное учреждение).



VI. Организация контроллинга сотрудников



6.1. Контроллинг сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на выявление, учет, оценку и сравнение с контрольными (планируемыми) показателями фактических результатов профессиональной деятельности сотрудников. Соответствующие мероприятия организуются отделом (группой) контроллинга в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
6.2. Организация контроллинга сотрудников включает:
6.2.1. Формулирование требований к профессиональной деятельности сотрудников и разработку на их основе правил выявления и учета, а также критериев оценки и сравнения результатов профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.2. Выбор методов контроллинга и показателей эффективности профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.3. Разработку и внедрение системы документирования и соответствующей документации.
6.2.4. Информирование сотрудников о содержании требований к их профессиональной деятельности.
6.2.5. Выявление и учет результатов профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.6. Оценку и сравнение результатов профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.7. Анализ профессиональной деятельности сотрудников.
6.3. Формулирование требований к профессиональной деятельности сотрудников, разработка на их основе правил выявления и учета, а также критериев оценки и сравнения результатов профессиональной деятельности сотрудников производятся на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. Сформулированные (разработанные) требования (правила и критерии) фиксируются в соответствующих документах кадровой службы (положениях, инструкциях, нормах и т.п.) и подлежат периодическому уточнению.
6.4. На основе сформулированных (разработанных) требований (правил и критериев) производится выбор методов контроллинга и показателей эффективности профессиональной деятельности сотрудников. При этом в качестве основного метода контроллинга применяются проверки, а в качестве базовых показателей профессиональной деятельности сотрудников - полнота, своевременность и качество исполнения порученной работы, а также степень соблюдения сотрудником требований локальных нормативных актов предприятия (правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и т.д.).
6.5. Разработка и внедрение системы документирования контроллинга и соответствующей документации производится кадровой службой во взаимодействии со службой документационного обеспечения управления предприятием.
6.6. Информирование сотрудников о содержании требований к их профессиональной деятельности производится начальником (иным уполномоченным должностным лицом) кадровой службы непосредственно перед вступлением соответствующих требований в силу, а в дальнейшем - в случае внесения в них изменений. Учет результатов информирования организуется по подразделениям их начальниками.
6.7. Выявление результатов профессиональной деятельности сотрудников производится в ходе проверок посредством фиксации фактов деятельности в листах проверки. Учет результатов профессиональной деятельности сотрудников производится на основании листов проверки в соответствующих журналах (книгах) учета.
6.8. Оценка и сравнение результатов профессиональной деятельности сотрудников производится на основании результатов учета в соответствии с установленными критериями оценки и сравнения. Данные оценки и сравнения фиксируются в соответствующих справках.
6.9. Анализ профессиональной деятельности сотрудников производится на основании данных оценки и сравнения результатов их профессиональной деятельности и фиксируется в соответствующих отчетах. Итоговым анализом профессиональной деятельности за определенный период времени является аттестация сотрудника, организуемая в соответствии с Положением об аттестации.



VII. Организация ротации сотрудников



7.1. Перевод сотрудников на другую работу.
7.1.1. Перевод на другую работу - выполняемая в рамках ротации совокупность действий по изменению определенной соответствующим трудовым договором трудовой функции сотрудника. Работа по переводу сотрудников организуется группой переводов отдела ротации (специалистом по переводам группы ротации) в соответствии с документами, обосновывающими законность перевода.
7.1.2. В зависимости от обстоятельств изменение трудовой функции (перевод на другую работу) сотрудника может носить постоянный или временный характер (см. далее). При этом под переводом на другую работу следует понимать:
7.1.2.1. Изменение трудовой функции сотрудника без изменения места работы (структурного подразделения).
7.1.2.2. Изменение трудовой функции сотрудника с изменением места работы (структурного подразделения).
7.1.2.3. Изменение трудовой функции сотрудника в связи с переводом в другую местность вместе с работодателем.
7.1.2.4. Перевод на другую работу к другому работодателю.
7.1.3. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия сотрудника, за исключением случаев:
предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК РФ;
перемещения в пределах предприятия на другое рабочее место, в том числе в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, и (или) поручения работы на другом механизме (агрегате), если при этом ранее определенные сторонами условия трудового договора остаются неизменными.
Письменное согласие сотрудника с переводом, а равно и просьба о переводе на другую работу, в том числе в пределах предприятия, излагаются в письменном заявлении. Условие о предстоящем изменении условий трудового договора фиксируется в соответствующем письменном соглашении.
7.1.4. Организация перевода на другую работу включает:
7.1.4.1. Рассмотрение письменного заявления с просьбой (согласием) на перевод.
7.1.4.2. Выявление обстоятельств, препятствующих переводу (с их документальным подтверждением).
7.1.4.3. Заключение письменного соглашения об изменении условий трудового договора.
7.1.4.4. Издание приказа (распоряжения) о переводе на другую работу.
7.1.4.5. Внесение записи о переводе на другую работу в документацию по труду.
7.1.5. Рассмотрение письменного заявления о переводе на другую работу производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником заявления. При рассмотрении заявления принимаются во внимание:
7.1.5.1. Документально подтвержденные мотивы перевода, в том числе связанные с:
необходимостью перевода сотрудника по состоянию здоровья в порядке, предусмотренном статьей 73 ТК РФ;
изменением организационно-технологических условий труда в порядке, предусмотренном статьей 74 ТК РФ;
изменением подведомственности предприятия, его реорганизацией либо сменой собственника его имущества в порядке, предусмотренном статьей 75 ТК РФ;
иными обстоятельствами, наступление которых придает переводу законный характер в порядке, предусмотренном ТК РФ, а также иными федеральными законами, нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами предприятия, соглашениями или трудовым договором.
7.1.5.2. Мотивированное мнение непосредственного начальника сотрудника, подлежащего переводу, выраженное в письменном отзыве либо в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.5.3. Мотивированное мнение предполагаемого руководителя сотрудника, подлежащего переводу, по новому месту его работы, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.5.4. Мотивированное мнение начальника отдела (группы) ротации, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.5.5. В необходимых случаях - мотивированное мнение аттестационной комиссии предприятия, выраженное в представлении.
7.1.5.6. В необходимых случаях - мотивированное мнение профсоюзной организации предприятия, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.6. Выявление обстоятельств, препятствующих переводу, производится отделом (группой) ротации на основании соответствующих документов (о состоянии здоровья сотрудника, уровне его квалификации, условий труда по новому месту работы и т.п.). Запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, вне зависимости от мотивов перевода (перемещения).
7.1.7. Заключение письменного соглашения об изменении условий трудового договора производится на основании резолюции руководителя предприятия на письменном заявлении сотрудника. Письменное соглашение заключается по утвержденной работодателем форме.
7.1.8. Издание приказа (распоряжения) о переводе на другую работу производится на основании письменного соглашения об изменении условий трудового договора. Приказ о переводе на другую работу издается по утвержденной работодателем форме.
7.1.9. Сотрудник, подлежащий переводу, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись в течение трех рабочих дней с даты издания. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу соответствующие записи вносятся в документацию по труду.
7.2. Отстранение сотрудников от работы.
7.2.1. Отстранение от работы - недопущение работодателем (его полномочным законным представителем) сотрудника к выполнению порученной ему трудовой функции в связи с наступлением обстоятельств, предусмотренных федеральными законами, на срок до устранения указанных обстоятельств. Факт наступления таких обстоятельств должен быть документально подтвержден.
7.2.2. Работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) сотрудника:
появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;
не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование);
при выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, противопоказаний для выполнения сотрудником работы, обусловленной трудовым договором;
в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права сотрудника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, если это влечет за собой невозможность исполнения сотрудником обязанностей по трудовому договору и если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья;
по требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
7.2.3. На основании документов, подтверждающих наступление обстоятельств, придающих отстранению сотрудника от работы законный характер, работодатель издает приказ (распоряжение) об отстранении сотрудника от работы по утвержденной работодателем форме. Возобновление допуска сотрудника к работе осуществляется на основании приказа (распоряжения), издаваемого работодателем после получения документального подтверждения об устранении обстоятельств, в силу наступления которых сотрудник был отстранен от работы.
7.3. Предоставление сотрудникам отпусков.
7.3.1. Отпуск - непрерывный ежегодный отдых, предоставляемый сотруднику работодателем в соответствии с порядком, предусмотренным федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами предприятия, соглашениями, трудовым договором. Основания для предоставления сотруднику отпуска должны быть документально подтверждены.
7.3.2. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность ежегодного оплачиваемого основного отпуска сотрудников, за исключением категорий сотрудников, перечисленных в приказе руководителя предприятия от 00.00.0000 N 000-к, составляет 28 календарных дней.
7.3.3. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам предприятия:
7.3.3.1. Занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
7.3.3.2. Имеющим особый характер работы.
7.3.3.3. С ненормированным рабочим днем.
7.3.3.4. Перечисленным в п. 0 приказа руководителя предприятия от 00.00.0000 N 000-к.
Продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков сотрудников исчисляется в календарных днях, максимальным пределом не ограничивается и суммируется с продолжительностью ежегодных основных оплачиваемых отпусков соответствующих сотрудников.
7.3.4. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы на предприятии, если иное не предусмотрено трудовым договором или отдельным письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации предприятия.
График отпусков утверждается не позднее 00 месяца предшествующего календарного года. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.
7.3.5. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ. По письменному соглашению между сотрудником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых должна иметь продолжительность не менее 14 календарных дней.
7.3.6. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, с письменного согласия сотрудника может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска с учетом положений ст. 127 ТК РФ.
7.3.7. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется сотрудникам предприятия по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, подтвержденным документально, на основании письменного заявления. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между сотрудником и работодателем с учетом положений ст. 128 ТК РФ.
7.3.8. Предоставление сотруднику отпуска включает:
7.3.8.1. Рассмотрение письменного заявления сотрудника об отпуске.
7.3.8.2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.
7.3.8.3. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска, внесение записи о предоставлении отпуска в документацию по труду.
7.3.9. Рассмотрение письменного заявления о предоставлении отпуска производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником. При рассмотрении заявления проверяются:
соответствие заявления форме, установленной работодателем; сроки предоставления отпуска в соответствии с графиком отпусков; документы, на основании которых сотрудник просит об отпуске.
7.3.10. Результаты рассмотрения письменного заявления отражаются в резолюции руководителя предприятия. На основании рассмотренного письменного заявления работодателем издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.
7.3.11. Сотрудник, которому предоставляется отпуск, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под подпись в течение трех рабочих дней с даты издания. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска готовится записка-расчет о предоставлении отпуска, а соответствующие записи вносятся в документацию по труду.
7.4. Направление сотрудников в командировки.
7.4.1. Служебная (деловая) командировка - поездка сотрудника по письменному приказу (распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения служебного (делового) поручения вне места постоянной работы. Направление в командировку организуется на основании плана командировок, за исключением внеплановых (срочных) командировок.
7.4.2. Организация направления в командировку включает:
7.4.2.1. Рассмотрение документов, обосновывающих необходимость направления в командировку.
7.4.2.2. Выявление обстоятельств, препятствующих направлению сотрудника в командировку (с их документальным подтверждением).
7.4.2.3. Подготовку служебного (делового) задания на командировку.
7.4.2.4. Издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
7.4.2.5. Подготовку командировочного удостоверения.
7.4.2.6. Рассмотрение отчетных документов о командировке.
7.4.2.7. Издание приказа о прибытии из командировки и возмещении расходов, связанных с командировкой.
7.4.3. До принятия решения о направлении в командировку отделом кадров рассматриваются документы, обосновывающие ее необходимость: план командировок, докладную записку начальника структурного подразделения - непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку, письменный вызов сторонней организации и др. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой.
7.4.4. Выявление обстоятельств, препятствующих направлению сотрудника в командировку, производится на основании соответствующих документов: справок о состоянии здоровья сотрудника, справок о сроках предоставления сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска и др. Запрещаются направление в командировки беременных, а также лиц с семейными обязанностями, не давших письменного согласия на направление в командировку. Лица с семейными обязанностями до получения письменного согласия должны быть ознакомлены письменно со своим правом отказаться от направления в командировку. Указанные лица не могут быть направлены в командировку, если это запрещено им надлежащим образом оформленным медицинским заключением.
7.4.5. Подготовка служебного (делового) задания на командировку производится на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела кадров (см. п. 7.4.3).
7.4.6. Издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку производится на основании задания на командировку.
7.4.7. Подготовка командировочного удостоверения производится на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
7.4.8. Рассмотрение отчетных документов о командировке производится отделом кадров с целью определения своевременности, полноты и качества выполнения задания на командировку, а также законности и размеров произведенных в период командировки расходов. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой.
7.4.9. Издание приказа о прибытии из командировки и возмещении расходов, связанных с командировкой, производится на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела кадров (см. п. 7.4.8).
7.4.10. На период командировки сотруднику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Расходы, связанные с командировкой, возмещаются сотруднику на основании отчета с приложением надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.
7.5. Прекращение трудового договора с сотрудниками (увольнение).
7.5.1. Прекращение трудового договора - истечение срока действия или расторжение письменного соглашения между представителем работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным должностным лицом предприятия) и соответствующим сотрудником по основаниям, предусмотренным федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами предприятия, соглашениями или трудовым договором. Общими основаниями прекращения трудового договора являются:
7.5.1.1. Письменное соглашение сторон.
7.5.1.2. Истечение срока трудового договора.
7.5.1.3. Инициатива (собственное желание) сотрудника, выраженная в форме письменного заявления.
7.5.1.4. Инициатива работодателя, выраженная в форме письменного предупреждения (уведомления).
7.5.1.5. Перевод сотрудника по его письменной просьбе или с его письменного согласия на работу к другому работодателю либо переход на выборную работу.
7.5.1.6. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией.
7.5.1.7. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора вследствие изменения организационно-технологических условий труда.
7.5.1.8. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя такой работы.
7.5.1.9. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем.
7.5.1.10. Документально подтвержденные обстоятельства, не зависящие от воли сторон.
7.5.1.11. Нарушение установленных федеральными законами правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.
7.5.1.12. Иные документально подтвержденные обстоятельства, наступление которых в соответствии с федеральными законами допускает прекращение трудового договора с сотрудником.
7.5.2. Прекращение трудового договора включает:
7.5.2.1. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о прекращении с ним трудового договора либо направление сотруднику письменного предупреждения (уведомления) о предстоящем прекращении трудового договора.
7.5.2.2. Рассмотрение документального подтверждения обстоятельств, обеспечивающих законность прекращения трудового договора с данным сотрудником.
7.5.2.3. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.
7.5.2.4. Внесение в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора, обеспечение расчета с сотрудником.
7.5.2.5. Оформление документов, сопровождающих прекращение с сотрудником трудового договора.
7.5.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о прекращении с ним трудового договора производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником. При рассмотрении заявления принимаются во внимание:
7.5.3.1. Мотивированное мнение непосредственного начальника сотрудника, выраженное в письменном отзыве либо в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.3.2. Мотивированное мнение начальника отдела (группы) ротации, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.3.3. В необходимых случаях - мотивированное мнение аттестационной комиссии предприятия, выраженное в представлении.
7.5.3.4. В необходимых случаях - мотивированное мнение профсоюзной организации предприятия, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.4. Предупреждение (уведомление) о предстоящем прекращении с ним трудового договора доводится до сведения сотрудника персонально, письменно, под подпись. При отказе от подписи (ознакомления) составляется акт.
7.5.5. Рассмотрение обстоятельств, обеспечивающих законность прекращения трудового договора с данным сотрудником, производится отделом (группой) ротации на основании соответствующих документов. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой. В справке, помимо прочего, указывается:
а) уточненный порядок выдачи сотруднику трудовой книжки;
б) состав документов, подлежащих выдаче сотруднику в связи с увольнением;
в) уточненный порядок расчета с сотрудником.
7.5.6. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела ротации (см. п. 7.5.5).
7.5.7 Сотрудник, с которым прекращается трудовой договор, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под подпись в течение трех рабочих дней с даты издания, но не позднее дня увольнения. При отказе от подписи (ознакомления) либо в случае невозможности ознакомить сотрудника с приказом (распоряжением) об этом на приказе (распоряжении) делается отметка.
7.5.8. Внесение в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора производится на основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью (часть статьи, пункт статьи) федерального закона.
7.5.9. В день прекращения трудового договора сотруднику выдается надлежащим образом оформленная трудовая книжка. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность).
7.5.10. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, отделом кадров направляется письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении по основанию, предусмотренному подп. "а" п. 6 части первой ст. 81 или п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ;
при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй ст. 261 ТК РФ.
7.5.11. По письменному обращению сотрудника, не получившего трудовую книжку после увольнения, последняя в надлежаще оформленном виде выдается не позднее трех рабочих дней со дня обращения. В случае смерти (признания судом умершим или безвестно отсутствующим) сотрудника трудовая книжка выдается по письменному обращению его родственников либо доверенных лиц.
До выдачи трудовой книжки личности родственников (доверенных лиц) и их полномочия должны быть документально подтверждены. Выдача трудовой книжки во всех случаях производится под подпись.
7.5.12. Отдел ротации ко дню увольнения готовит и представляет в бухгалтерию и иные структурные подразделения предприятия документы, необходимые для производства расчета с сотрудником в соответствии со ст. 140 ТК РФ.
7.5.13. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора соответствующие записи вносятся в документацию по труду. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с прекращением трудового договора (увольнением), и их выдача сотруднику производится в порядке, предусмотренном п. 2.3.11.4 настоящей Инструкции.



VIII. Организация документирования кадровой работы



8.1. Документооборот, его составляющие.
8.1.1. Документооборот - движение документов, образующихся в деятельности предприятия с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на хранение). Оборот документов по кадровой работе следует рассматривать в качестве составляющей общего документооборота предприятия.
8.1.2. Документы по кадрам, образующиеся в повседневной деятельности предприятия, по месту происхождения делятся на входящие, исходящие и внутренние. При этом:
входящие документы по кадрам поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т.п.;
исходящие документы по кадрам направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например: письма, справки, отчеты и пр.;
внутренние документы по кадрам издаются предприятием исключительно для внутреннего пользования, например: приказ, протоколы, акты и т.д.
8.1.3. Обработка входящих документов.
8.1.3.1. Поступление входящих документов по кадрам происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и, несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем.
8.1.3.2. Обработка входящих документов по кадрам в общем случае включает:
- прием документа по каналам связи, от курьера или отправителя;
- проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений;
- проверку правильности адресования;
- вскрытие конвертов (упаковок);
- систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- регистрацию;
- предварительное рассмотрение;
- передачу документов на рассмотрение (исполнение).
Все операции по обработке документов следует производить в специально приспособленном для этой цели помещении (кадровом делопроизводстве).
8.1.3.3. Доставка почтовой корреспонденции возлагается на курьера или секретаря. Доставленная корреспонденция пересчитывается, после чего производится проверка целостности упаковки и вложений.
8.1.3.4. Проверка правильности адресования выполнятся с целью своевременного выявления документов, предназначенных другим адресатам. После этого производится вскрытие конвертов (упаковок) правильно адресованной почтовой корреспонденции, при этом конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.
8.1.3.5. Последующая регистрация документов по кадрам включает: простановку на документе регистрационного штампа "Вх. N ___"; присвоение документу регистрационного индекса;
внесение присвоенного документу индекса и даты поступления документа в регистрационный штамп;
внесение справочных сведений о документе в регистрационную (регистрационно-контрольную) форму (РК (РКФ)) - карточку, журнал или книгу регистрации входящих документов.
8.1.3.6. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководителем предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в зависимости от их адресации исходя из оценки содержания каждого документа и с учетом распределения полномочий между должностными лицами (структурными подразделениями).
8.1.3.7. Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам предприятия, обычно передаются непосредственно этим структурным подразделениям (должностным лицам), а документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия, передаются последнему. Передача документов на рассмотрение производится с простановкой соответствующей отметки в РКФ.
8.1.3.8. Рассмотренные документы возвращаются с соответствующей резолюцией (см. далее). После этого содержание резолюции вносится в РКФ, а документ в зависимости от содержания резолюции передается на исполнение либо - в том случае, если он носит сугубо информационный характер, - подшивается в дело.
8.1.3.9. Обработка входящих электронных документов (далее - ЭД) выполняется с соблюдением ряда особенностей. Прием ЭД по каналам сообщений электронной почты производится на единый (официальный) электронный адрес предприятия ... (Указать конкретно.)
При регистрации указанных ЭД к регистрационному индексу добавляется знак @ ("эт"), например: N 10/04-06@. В необходимых случаях производится распечатка ЭД с последующим проставлением заверительной надписи (штампа): "Документ получен в электронном виде, распечатка соответствует оригиналу", после чего бумажная копия документа регистрируется в соответствии с вышеизложенными правилами.
8.1.3.10. Обработка входящих телеграмм включает прием (под расписку с проставлением даты и времени приема), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). Обработка входящих телефонограмм включает прием (запись текста в специальном журнале либо на бланке), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение).
Обработка входящих факсограмм включает прием (с последующим делением ленты документа на листы формата А4), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). При наличии в тексте отметки "С досылкой подлинника" об этом делается отметка в регистрационном штампе.
8.1.4. Организация исполнения входящих документов
8.1.4.1. Исполнение документов по кадрам организуется в соответствии с резолюцией - кратким письменным распоряжением, сделанным руководителем предприятия (иным лицом, уполномоченным рассматривать соответствующий документ) на документе. В резолюции указываются:
- фамилия, инициалы и (или) наименование должности исполнителя (при наличии нескольких исполнителей, кроме того, ответственного исполнителя);
- содержание поручения (что именно следует выполнить);
- срок исполнения;
- личная подпись автора резолюции;
- дата оформления резолюции.
8.1.4.2. После получения от руководителя предприятия рассмотренных документов по кадровой работе секретарь (иной уполномоченный работник) производит:
регистрацию резолюций в РКФ;
оперативное оповещение исполнителей (ответственных исполнителей) из числа сотрудников отдела кадров;
в необходимых случаях - тиражирование документа в требуемом количестве экземпляров (с последующим учетом копий документа).
8.1.4.3. Выдача документа исполнителю (ответственному исполнителю), как правило, производится не позднее чем на следующий рабочий день после возвращения документа, под подпись в РКФ. Исполнитель обеспечивает:
сохранность документа в процессе работы с ним;
своевременное, полное и качественное исполнение документа в точном соответствии с резолюцией;
самоконтроль за исполнением документа по существу вопроса;
предоставление контролирующим инстанциям достоверных сведений о ходе исполнения документа.
8.1.4.4. Ответственный исполнитель, кроме указанного в п. 8.1.4.3, обеспечивает рациональное распределение обязанностей между соисполнителями, координацию их работы, осуществляет контроль за ее надлежащим исполнением. Соисполнители в этом случае прежде всего обеспечивают своевременный, полный и качественный анализ информации, а также представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
8.1.4.5. В общем случае исполнение документа по кадровой работе предусматривает:
сбор и обработку информации, необходимой для исполнения документа (подготовки проекта ответного документа);
подготовку предложений по исполнению документа (проекта ответного документа);
уточнение предложений (проекта ответного документа);
реализацию предложений (оформление, согласование, представление проекта документа на подпись (утверждение));
информирование лица - автора резолюции об исполнении (подготовку документа к отправке по назначению) в форме отметки об исполнении документа на экземпляре, помещаемом в дело.
8.1.4.6. Проект документа должен отвечать требованиям, предъявляемым к подготовке деловых документов, а также в точности соответствовать сути поручения, указанного в резолюции. В необходимых случаях производится предварительное согласование проекта документа, при этом:
а) внешнее согласование, как правило, выполняется:
с руководством территориального органа управления (власти) по месту регистрации индивидуального предпринимателя - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этого органа;
с юридическими (физическими) лицами, выступающими обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, либо интересы которых затрагиваются в соответствующем документе;
с разрешительными инстанциями - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этих инстанций;
с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор, инспектирование) в определенной области деятельности;
б) внутреннее согласование обычно выполняется:
со структурными подразделениями, которым в соответствии с документом предписывается выполнение тех или иных поручений;
с представительным органом работников, если в соответствии с законодательством такое согласование является обязательным, например для учета мнения представительного органа работников;
с главными (ведущими) специалистами - по направлениям (вопросам) деятельности, затрагиваемым в документе и относящимся к компетенции соответствующих специалистов.
8.1.4.7. До рассмотрения руководителем предприятия проект документа проверяется на предмет соответствия законодательству юристом. Подписанный (утвержденный) оригинал документа регистрируется, тиражируется в требуемом количестве экземпляров и готовится к отправке.
Копии документа, подлежащие отправке, рассылаются в соответствии со сведениями об адресате. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия.
8.1.5. Организация работы с исходящими документами
8.1.5.1. Обработка исходящих бумажных документов в общем случае включает:
- прием уполномоченным сотрудником отдела кадров подготовленных к отправке документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
- проверку правильности оформления, адресования и комплектности документов;
- регистрацию документов;
- сортировку документов по видам почтовых отправлений и адресам;
- простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);
- фальцовку (перегиб) документов, их вложение в конверты (упаковки);
- заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку;
- упаковку в транспортировочную тару.
8.1.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны быть: - полностью оформленными;
- размноженными в требуемом количестве экземпляров; - с указанием почтового адреса;
- в комплекте с приложениями и сопроводительными письмами, если это обусловлено особенностями комплектации соответствующего документа.
8.1.5.3. Регистрация исходящих документов производится по тем же правилам, что и для входящих документов. Сортировка документов - по видам почтовых отправлений и адресам - производится для того, чтобы сократить время на выполнение последующих операций (действий) по подготовке к рассылке.
8.1.5.4. Простановка адресных сведений на конвертах (упаковках) выполняется в соответствии со сведениями, указанными исполнителем (ответственным исполнителем). Фальцовка документов производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки).
8.1.5.5. Заклеивание конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) обеспечивает сохранность почтовых отправлений и их своевременную доставку к месту назначения (без взимания доплаты с адресата). На заказную корреспонденцию составляется реестр.
8.1.5.6. Обработка рассылаемых ЭД производится вышеописанным образом, но с соблюдением ряда особенностей. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить с единого (официального) электронного адреса предприятия.
8.1.5.7. Обработка исходящих телеграмм и факсограмм включает прием от исполнителя, регистрацию и отправку. Обработка исходящих телефонограмм включает запись текста в специальном журнале либо на бланке, его подписание уполномоченным работником, регистрацию и последующую передачу по телефону.
8.1.6. Организация работы с внутренними документами по кадрам осуществляется через секретаря (иного уполномоченного работника) теми сотрудникам предприятия, для которых они предназначены, с соответствующей отметкой в РКФ.
8.2. Контроль исполнения документов.
8.2.1. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное их исполнение. В общем случае организация контроля исполнения документов по кадровой работе включает:
8.2.1.1. Выявление документов, исполнение которых подлежит контролю.
8.2.1.2. Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю.
8.2.1.3. Постановку документов на контроль исполнения.
8.2.1.4. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов.
8.2.1.5. Проверку соответствия исполнения документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований.
8.2.1.6. Снятие исполненного документа с контроля.
8.2.1.7. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов.
8.2.1.8. Информирование руководителя предприятия, начальников структурных подразделений, включая начальника отдела кадров, о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.2.2. Организация контроля исполнения документов по кадровой работе возлагается на инспектора отдела кадров по контролю за исполнением документов. Непосредственный контроль за надлежащим исполнением документов осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители).
8.2.3. На контроль исполнения ставятся все зарегистрированные документы, требующие исполнения и (или) включенные в Табель документов (см. далее). При этом наиболее тщательному контролю, как правило, подлежат входящие документы территориальных органов управления (власти), входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия, документы, требующие срочного или оперативного исполнения, а также иные документы - по решению руководителя предприятия.
8.2.4. Для постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом "К" или "Контроль". Кроме того, при постановке документа на контроль исполнения в РКФ фиксируются следующие сведения:
- содержание поручения (резолюции);
- сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю, либо иное основание для постановки документа на контроль;
- сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа;
- срок исполнения документа, а при необходимости особые требования к исполнению документа (форма представления (вид документа, специфические требования к содержанию и структуре документа и т.п.)).
8.2.5. На основе сведений, зафиксированных в РКФ, может формироваться контрольная картотека. Такая картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям (ответственным исполнителям), по группам документов (в зависимости от их содержания и функционального назначения) и ведется в бумажном и электронном видах.
8.2.6. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов по кадровой работе осуществляются с соблюдением следующих основных правил:
а) систематичность. Предварительная проверка проводится на всех этапах исполнения документа;
б) регулярность. Предварительная проверка, в частности, организуется: в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году, - не реже одного раза в текущем году;
в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце, - не реже одного раза в текущем месяце;
в отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце, - в среднем еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения;
в отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, - ежедневно;
в) документальное подтверждение результатов проверки. Все напоминания исполнителям, как и полученная от них информация о состоянии документа, фиксируются в РКФ;
г) комплексность. Проверке подлежат и сроки, и качество исполнения документа.
8.2.7. Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В необходимых случаях исполнителю (ответственному исполнителю) делается напоминание о порядке исполнения документа с простановкой отметки в РКФ.
8.2.8. В исключительных случаях срок исполнения документа может быть изменен на более поздний. С этой целью исполнитель (ответственный исполнитель) не менее чем за три рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнения документа представляет (с ведома своего непосредственного начальника) ответственному за организацию контроля мотивированную письменную просьбу с указанием нового срока исполнения документа.
8.2.9. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. О снятии документа с контроля делается отметка в документе и в РКФ.
8.2.10. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов по кадровой работе производятся путем формирования оперативных и аналитических отчетов. Порядок подготовки и представления отчетов устанавливается руководителем предприятия по представлению начальника отдела кадров. При подготовке отчетов используются сведения, полученные в ходе проверочных мероприятий, а также справки об исполнении документов, регулярно представляемые структурными подразделениями.
8.2.11. Посредством справок и отчетов организуется информирование о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. На основе полученной информации руководитель предприятия принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизацию системы контроля за исполнением документов, дает соответствующие поручения начальникам структурных подразделений, включая начальника отдела кадров.
8.3. Организация текущего хранения документов по кадровой работе.
8.3.1. Организация текущего хранения документов по кадровой работе начинается с разработки номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, применяемых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения, при этом:
а) сводная номенклатура дел включает перечень заголовков всех дел предприятия;
б) номенклатура дел отдела кадров включает заголовки дел, относящиеся к организации кадровой работы.
8.3.2. Разработка сводной номенклатуры дел производится на основе номенклатур дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются те или иные документы: финансовые, кадровые и т.п.
8.3.3. В номенклатуру дел включаются все документы, подлежащие распределению в дела, в том числе и ЭД. Общий порядок разработки номенклатуры дел отдела кадров включает:
8.3.3.1. Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов и сроки их хранения.
8.3.3.2. Изучение особенностей, присущих организации кадрового делопроизводства, принимая во внимание содержание деятельности отдела кадров, объем, интенсивность и состав кадрового документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.п.
8.3.3.3. Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела).
8.3.3.4. Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов.
8.3.3.5. Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года.
8.3.3.6. Составление и оформление проекта номенклатуры дел.
8.3.3.7. Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами (см. далее), в необходимых случаях - его уточнение и дооформление.
8.3.3.8. Утверждение проекта номенклатуры дел.
8.3.4. Проект номенклатуры дел структурного подразделения готовится по утвержденной работодателем форме. При определении перечня документов, образующихся в деятельности отдела кадров, и сроков их хранения следует руководствоваться:
8.3.4.1. Положением о структурном подразделении.
8.3.4.2. Должностными инструкциями работников структурного подразделения.
8.3.4.3. Перечнями документов с указанием сроков хранения.
8.3.4.4. Номенклатурами дел структурного подразделения за предшествующие 3 - 5 лет.
8.3.4.5. Типовыми и примерными номенклатурами дел.
8.3.4.6. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
8.3.4.7. Документами по планированию деятельности структурного подразделения и отчетности о ее результатах.
8.3.4.8. При разработке номенклатуры дел отдела кадров также принимаются во внимание:
- содержание его деятельности, специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота отдела кадров, полученные расчетно-аналитическим методом;
- сведения об организационной структуре и штатной численности отдела кадров;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между сотрудниками отдела кадров.
8.3.5. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности отдела кадров. Последующая конкретизация заголовков дел производится с учетом состава и функционального назначения формируемых в соответствующие дела документов, при этом:
8.3.5.1. Заголовки дел, формируемые из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин "документы", дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в данное дело: планы, списки, доклады и т.д.
8.3.5.2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов переписки, как правило, содержат термин "переписка", дополненный соответствующим пояснением - с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. Заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов), а заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки.
8.3.5.3. Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом.
8.3.5.4. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т.п.), должны содержать наименования последних. Если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов), а если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней.
8.3.5.5. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты).
8.3.5.6. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат наименование таких документов (группы документов) во множественном числе.
8.3.5.7. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов), включают общий для всех частей (томов) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома).
8.3.6. Работу по определению заголовков дел рекомендуется выполнять на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два - три столбца. В пределах каждой строки в этом случае записывается два - три варианта заголовка дела, из которых в дальнейшем выбирается (формулируется) оптимальный вариант.
8.3.7. После того как окончательно определены формулировки заголовков дел, следует произвести их систематизацию (упорядочение) в структуре номенклатуры дел - по ее разделам. Для номенклатуры дел отдела кадров систематизация заголовков дел производится в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел.
8.3.8. Порядок расстановки заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Для названий заголовков дел отведена графа 2 номенклатуры дел.
8.3.9. Работа по упорядочению заголовков выполняется в два этапа:
а) листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в произвольной последовательности;
б) заголовки в нужной последовательности переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика.
8.3.10. Предварительное определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений типового (ведомственного) перечня документов либо сведений типовой (примерной) номенклатуры дел. После этого производится индексация дел в составе разделов номенклатуры дел (присвоение делам соответствующих индексов), позволяющая обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе хранения (при выдаче во временное пользование, а также при переформировании, дооформлении дела и т.п.).
8.3.11. Графа 3 номенклатуры дел ("Количество дел (единиц хранения)") при разработке проекта документа не заполняется - соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года. Графа 5 ("Примечание") при разработке проекта номенклатуры дел также не заполняется - в случае необходимости отметки в данной графе делаются на протяжение календарного года и по его окончании.
8.3.12. Подготовленный вышеописанным образом проект номенклатуры дел отдела кадров до подписания подлежит проверке. Особое внимание в процессе проверки документа следует обратить на:
- соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела, обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности, а разделов - внутри номенклатуры дел;
- формулировки заголовков дел;
- сроки хранения дел.
8.3.13. После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подписывается начальником отдела кадров, а затем направляется на согласование с руководителем архива. По результатам согласования в проект номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.
Уточненный проект документа представляется на рассмотрение начальника отдела ДОУ. Окончательный вариант проекта документа используется при формировании проекта сводной номенклатуры дел предприятия.
8.3.14. Вновь сформированная (уточненная) сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года. Выписка из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующего раздела) выдается в структурные подразделения, включая отдел кадров, для применения в повседневной работе с документами - при формировании и оформлении дел.
8.3.15. Под формированием дел следует понимать процедуру группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел (см. ранее) и с соблюдением предусмотренных на этот счет правил. Непосредственное ведение работы по формированию дел в отделе кадров возлагается на делопроизводителя.
8.3.16. Исполненные документы сдаются исполнителями (ответственными исполнителями) делопроизводителю не позднее чем через две недели после завершения работы с документом. Сдаваемые документы помещаются в дела согласно номенклатуры дел в соответствии со сведениями, указанными в отметке об исполнении документа и помещении его в дело, и исходя из способа систематизации документов внутри дела (хронологической либо вопросно-логической).
8.3.17. Распорядительные документы, имеющие приложения, группируются в дела по видам и хронологии вместе с приложениями. Уставы (положения, инструкции и иные аналогичные документы), прилагаемые к распорядительным документам, которыми они утверждены (введены в действие), группируются в дела в качестве приложений к этим документам, а утвержденные в качестве самостоятельных документов - помещаются в отдельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по кадрам. Протоколы формируются в дела в обратном хронологическом порядке, по номерам.
Документы к протоколам группируются в отдельные дела, систематизируясь по номерам протоколов. Входящие организационно-распорядительные документы органов управления (власти), а также документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности.
Утвержденные документы группируются в дела отдельно от соответствующих проектов (предварительных (черновых) вариантов соответствующих документов). Переписка (письма и прилагаемые к ним документы) группируется в дела в хронологической последовательности, при этом ответный (исходящий) документ следует помещать непосредственно за входящим документом (документом-запросом).
Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам), лицевые счета работников (по заработной плате) - по алфавиту. Поступающие письменные обращения общественных организаций, а также документы по их рассмотрению (исполнению) группируются отдельно от письменных обращений граждан и документов по их рассмотрению (исполнению).
ЭД и базы данных (БД) формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел на жестком диске специально выделенного компьютера. Наименование дела должно определяться согласно вышеприведенным рекомендациям либо соответствовать наименованию БД.
8.3.18. Вновь заводимые дела подлежат оформлению. Оформление дел представляет собой процедуру их подготовки к текущему хранению в соответствии с действующими на этот счет правилами. Такая процедура включает заполнение реквизитов обложки дела, нумерацию листов дела (по мере группировки документов), а также группировку документов в дела (в соответствии с одним из вышеописанных способов). Заполнение реквизитов обложки дела производится по утвержденной работодателем форме.
8.3.19. На обложке указывается полное и (в скобках) сокращенное наименование предприятия, затем - наименование структурного подразделения ("Отдел кадров"). Индекс дела и его заголовок указываются в точном соответствии со сводной номенклатурой дел.
При оформлении дела указывается дата его открытия, при этом датой дел с организационно-распорядительной документацией, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в данное дело. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела (с новой строчки) делается об этом соответствующая запись.
Реквизит "Срок хранения дела" заполняется на основе сведений из номенклатуры дел после сверки со сведениями, указанными в перечне типовых документов (ведомственном перечне документов) с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения делается отметка: "Хранить постоянно".
8.3.20. Нумерация документов, группируемых в дело, производится с целью обеспечения их сохранности и закрепления порядка их расположения.
При закрытии дела (как правило, по окончании календарного года) производится полистная проверка правильности нумерации.
8.3.21. Уточнение заголовка дела производится в том случае, если последний не соответствует (не полностью соответствует) составу сгруппированных в течение календарного года документов. В делах с завершенной (окончательной) нумерацией листов оформляется заверительная надпись.
8.3.22. Заверительная надпись располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи (цифрами и прописью) указывается количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов.
На дела, содержащие документы определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, могут составляться внутренние описи. В итоговой записи внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
8.3.23. Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение. Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия.
8.3.24. Рациональное размещение дел предполагает наличие пригодных для их хранения помещений (далее - хранилищ), а также достаточного числа исправных средств хранения (шкафов, сейфов, стеллажей, столов с ящиками). Текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:
- с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т.ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и пр.);
- не отвечающих санитарным требованиям;
- расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т.ч. химические) технологии.
8.3.25. В хранилище должны быть созданы (и в дальнейшем поддерживаться) соответствующие световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы (см. далее). Эксплуатация хранилища сопряжена с рядом ограничений - в частности, в них запрещается применение открытого огня или нагревательных приборов любого типа.
8.3.26. Расчет потребности в средствах хранения производится исходя из количества единиц хранения (и с учетом резервирования части средств хранения на случай непредвиденных обстоятельств).
8.3.27. Дела в средствах хранения следует размещать в вертикальном положении (корешками наружу) в соответствии со сводной номенклатурой дел. Для обеспечения быстрого и правильного поиска дел (документов) на внутренних сторонах дверок средств хранения (в иных аналогичных местах) должны располагаться выписки из номенклатуры дел, а средства хранения нумероваться (в пределах хранилища по ходу часовой стрелки).
8.3.28. С целью предохранения дел от пыли и воздействия солнечного света двери (створки и т.п.) средств хранения следует держать закрытыми (сдвинутыми). Средства хранения должны быть также оборудованы надежными запорными устройствами, доступ к ним разрешается только ответственному за делопроизводство и начальнику отдела кадров.
8.3.29. Состоящие на текущем хранении ЭД (БД) следует размещать вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо отдельно от них - на соответствующих носителях (дисках) либо на жестком диске специально выделенного для этой цели персонального компьютера в папке (директории), структура которой соответствует номенклатуре дел. Резервные копии ЭД (БД) хранятся на автономных информационных носителях.
8.3.30. Учет дел ведется по номенклатуре дел, листам-заверителям дел и другим учетным документам (описям, карточкам и др.). Учет документов в составе дел ведется по РКФ и внутренним описям дел. Для учета ЭД (БД) используются учетные карточки ЭД (БД). Учетные данные подлежат систематическому контролю на предмет сохранности, полноты и достоверности.
8.3.31. Основными контрольными мероприятиями являются проверка и ревизия. Проверки, как правило, носят локальный (выборочный) характер и проводятся в плановом и внеплановом порядке. В ходе ревизии, проводимой не реже двух раз в год, учетные данные (как на бумажных, так и на машинных носителях) подвергаются полной проверке. В необходимых случаях принимаются меры к восстановлению утраченных данных (например, посредством перезаписи с одного машинного носителя на другой).
8.3.32. В ходе проверок и ревизий особое внимание обращается на установление фактического местонахождения дел, в том числе выданных во временное пользование (см. далее), их реального физического состояния. Проверка наличия дел проводится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел), а проверка физического состояния дел - путем их внешнего просмотра.
8.3.33. В отношении дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки, безотлагательно организуются поисково-розыскные мероприятия. В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, безотлагательно организуются мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния. Результаты проверки, включая выявленные недостатки, фиксируются в акте.
8.3.34. Выдача состоящих на текущем хранении дел (документов) во временное пользование производится с соблюдением мер, обеспечивающих их сохранность и своевременный возврат в места хранения. Выдача дел (документов), состоящих на хранении в структурном подразделении, другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранятся запрашиваемые дела (документы), сроком не более чем на месяц, под подпись. На выданное дело заводится карта-заместитель.
8.3.35. По истечении установленного срока дело должно быть возвращено в место хранения. В особых случаях срок выдачи дела может быть с разрешения руководителя предприятия продлен после проверки состояния дела.
8.3.36. Выдача дел, состоящих на текущем хранении, другим предприятиям (организациям, учреждениям) производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя предприятия по акту приема-передачи дел во временное пользование на срок до трех месяцев.
Акт составляется в двух экземплярах, подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей сторон, выдавших и получивших документ (дело). По истечении указанного срока дело должно быть возвращено в место его хранения, после чего при необходимости выдано повторно.
8.3.37. Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия. В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.
Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований) с разрешения руководителя предприятия и только после получения от пользователя письменного подтверждения сохранности дел.
8.4. Организация временного хранения документов в архиве.
8.4.1. Подготовка документов к передаче в архив начинается с оформления дел, которое в зависимости от сроков хранения может носить полный или частичный характер. Полное оформление предусмотрено в отношении дел по кадрам, а также дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Частично оформляются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.4.2. Заполнение ранее незаполненных реквизитов производится в отношении реквизитов, по тем или иным причинам ранее не заполненных. В случае переформирования дела - например, при изменении обратного хронологического порядка группировки документов на прямой, при выявлении документов, подлежащих изъятию из состава дела, нумерация выполняется заново с применением нумератора или простого карандаша. Старый номер при этом зачеркивается, а не стирается, рядом проставляется новый. В остальных случаях нумерация листов, как правило, только проверяется.
8.4.3. Составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела требуется, если это не было выполнено ранее. На перенумерованные дела составляется новый лист-заверитель, который помещается вместе с зачеркнутым листом-заверителем, составленным ранее.
8.4.4. Составление внутренней описи документов дела также производится в тех случаях, когда это не было выполнено ранее. Изменения в составе документов, в т.ч. обусловленные изъятием документов, заменой их копиями и т.п., отражаются в графе "Примечание".
8.4.5. Брошюровка дела выполняется после удаления из листов дела металлических креплений. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела.
8.4.6. Проверка полноты и правильности оформления дела, а также его физического состояния выполняется после завершения вышеперечисленных работ. Выявленные в оформлении дела недостатки устраняются, а недостатки в физическом состоянии дела (особенности этого состояния) отражаются в листе-заверителе дела.
8.4.7. Подготовка к передаче в архив ЭД (БД) предусматривает:
- проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- запись ЭД (БД) на машинные носители;
- проверку качества записи;
- описание ЭД;
- предварительную простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам;
- подготовку комплекта сопроводительной документации.
8.4.8. Передача дел на хранение в архив производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Экспертиза ценности документов представляет собой процедуру изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ.
8.4.9. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). О создании ЭК руководитель предприятия издает приказ.
В состав комиссии включаются наиболее компетентные (в вопросах отбора документов на архивное хранение) работники в количестве не менее трех человек, в том числе руководитель соответствующего архива (лицо, ответственное за архив). Председателем ЭК обычно назначается работник, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
8.4.10. Основные задачи ЭК по отбору документов на хранение в архив. ЭК под руководством председателя организует работу по экспертизе ценности документов, подлежащих передаче в архив.
Непосредственное выполнение экспертных мероприятий возлагается на ответственного за делопроизводство (с привлечением на время экспертизы необходимого числа работников с соответствующей подготовкой). Промежуточные и итоговые результаты работы по экспертизе ценности документов регулярно рассматриваются на заседаниях ЭК.
8.4.11. Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
8.4.12. Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой "ЭПК" выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой "ЭПК" переформировываются. Выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.
8.4.13. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
8.4.14. Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и ЭК.
8.4.15. Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с учетом ряда особенностей. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив (совместно с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.
8.4.16. Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.
8.4.17. Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).
8.4.18. После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.4.19. Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.
8.4.20. В соответствии с графиком осуществляется заключительная подготовка дел к передаче в архив. В ходе такой подготовки выполняются следующие мероприятия:
- проверка правильности формирования дел;
- проверка правильности оформления дел;
- проверка соответствия количества дел, подлежащих передаче в архив, учетным данным;
- устранение недостатков, препятствующих передаче дел в архив (в необходимых случаях).
8.4.21. Непосредственно перед передачей дел полнота и качество их подготовки проверяется работником архива. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению ответственным за делопроизводство в отведенный для этого срок.
8.4.22. Полностью готовые к передаче дела доставляются в архив работниками соответствующего структурного подразделения ко времени, установленному графиком, при этом особое внимание обращается на обеспечение сохранности дел. Передача и прием дел производится поединично, из рук в руки от ответственного за делопроизводство к работнику архива.
8.4.23. При передаче-приеме дел по кадрам обычно производится и проверка количества листов в составе помещенных в дело документов. О передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка.
8.4.24. Передача в архив ЭД (БД) производится на автономных машинных носителях либо по каналам локальной информационной сети. Вместе с ЭД (БД), как правило, передается и сопроводительная документация.
Контроль полноты и качества передаваемых ЭД (БД) осуществляется при помощи сертифицированных программно-технических средств. Информация в составе особо ценных ЭД (БД) может проверяться на предмет идентичности учетным данным методами выборочного просмотра содержания ЭД (БД), сверки контрольных сумм и т.п.
8.4.25. После передачи-приема последнего дела в конце описи заполняются данные (цифрами и прописью о количестве фактически принятых в архив дел и о номерах отсутствующих дел (при выявлении таковых или на основании справок)). Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы в составе этих дел.
8.5. Примерный состав управленческой документации. Табель форм и альбом форм документов.
8.5.1. Состав документации, в том числе и кадровой, конкретизируется с учетом направленности и содержания деятельности предприятия. В целях упорядочения документирования деятельности предприятия разрабатываются унифицированные формы документов (УФД) - совокупность размещенных особым образом на материальном носителе реквизитов и блоков информации, применение которых в составе данной формы обусловлено функциональным назначением документа (группы однородных документов).
8.5.2. УФД разрабатываются в традиционном и электронном видах. Это дает возможность для их последующего применения и в качестве бумажного бланка, и в качестве электронного шаблона соответствующего документа.
8.5.3. В своей совокупности УФД образуют Табель унифицированных форм документов. Табель представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками.
8.5.4. Функциональное назначение табеля форм заключается в закреплении правового статуса управленческой документации и образующих ее документов, оптимизации состава управленческой документации, ее функциональности, а также во внедрении и обеспечении единого порядка подготовки управленческих документов.
8.5.5. Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками. Основное функциональное назначение альбома форм состоит в унификации форм представления документированной информации.
8.5.6. Подготовка управленческих документов производится на основе сведений и образцов, имеющихся в составе табеля форм и альбома форм. При подготовке соответствующих видов документов принимаются во внимание требования к их содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.