Инструкция кадровика

Кадровик в первую очередь работает с документами. И от того насколько верно и своевременно составлены те или иные кадровые документы будет зависеть правильность проведения кадровых процедур. Предлагаем вашему вниманию наиболее важные и актуальные документы, которые понадобятся каждому кадровику.


Оформление приема на работу

Прием на работу нового сотрудника – это последовательная процедура, в ходе которой кадровику необходимо совершить ряд действий и оформить комплект необходимых документов.

Отметим, что по общему правилу, работнику нет необходимости писать заявление о приеме на работу. Вместе с тем, если кадровый документооборот организации предусматривает составление такого документа, работника можно попросить написать соответствующее заявление.

Общая процедура приема на работу выглядит следующим образом.

Шаг 1. Проверяем документы соискателя

При приеме на работу соискатель должен предоставить в отдел кадров необходимые документы. Это:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (исключением считается оформление первого в биографии работника трудового договора или прием на работу на условиях совместительства);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при его наличии);
документ о получении образования, квалификационного уровня или специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки);
документы воинского учета (для военнообязанных лиц);
справку о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости).
Отметим, что трудовая книжка и страховое свидетельство не предъявляются, если работник принимается на работу впервые (ч. третья ст. 65 ТК РФ).

Шаг 2. Знакомим работника с локальными актами

Прием на работу нового сотрудника в большинстве случаев начинается с ознакомления соискателя с локальными нормативными актами работодателя. К ним относятся Правила внутреннего трудового распорядка, положения, приказы и регламенты, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности принимаемого работника. Ознакомить сотрудника с локальными актами нужно до подписания трудового договора (ч. третья ст. 68 ТК РФ). Если этого не сделать, то работник не будет обязан соблюдать трудовой распорядок, и работодатель, соответственно, не сможет привлечь его к ответственности за нарушения дисциплины.


Шаг 3. Заключаем трудовой договор

Трудовой договор – это основной документ, который подтверждает наличие трудовых отношений между работником и работодателем. Он составляется в письменной форме в двух экземплярах (ч. первая ст. 67 ТК РФ). Если работник приступил к работе без оформления трудового договора, документ нужно составить в течение трех дней с этого момента (ч. вторая ст. 67 ТК РФ).

Очень важно обратить внимание на содержание трудового договора. Вся информация, которая включается в договор, делится на сведения и условия. Условия в свою очередь могут быть обязательными и дополнительными.



Шаг 4. Оформляем приказ о приеме на работу

Прием на работу сотрудника всегда оформляется приказом (ч. первая ст. 68 ТК РФ). В качестве формы приказа можно использовать унифицированные формы или разработать свой бланк и утвердить его приказом руководителя организации. Приказ нужно оформить в течение трех дней со дня фактического начала работы (ч. вторая ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Заполняем личную карточку


Личная карточка формы № Т-2 ведется на каждого сотрудника организации. В ней отражаются сведения о работнике, его образовании, стаже работы, отношении к воинской службе (у военнообязанных), кадровых перемещениях, отпусках и т. д. Некоторые кадровики также просят заполнить анкету сотрудника на прием на работу. Это не является нарушением. Напротив, анкета может помочь сотруднику отдела кадров при заполнении личной карточки формы № Т-2 на работника.

Шаг 6. Вносим запись в трудовую книжку

Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (образец 2) необходимо не позднее, чем на шестой день с того момента, как сотрудник приступил к работе (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Если работник впервые начинает свою трудовую деятельность, то помимо записи собственно о приеме потребуется заполнить еще и титульный лист трудовой книжки.

Шаг 7. Вносим реквизиты трудовой книжки в Книгу учета движения трудовых книжек

В Книге учета движения трудовых книжек отмечается дата приема трудовой книжки, серия и номер трудовой книжки и вкладыша в нее (при наличии), должность и структурное подразделение вновь принятого работника, ФИО лица, принявшего трудовую книжку.

Шаг 8. Направляем сведения в военкомат

В течение двух недель в военкомат о приеме на работу работника, подлежащего воинскому учету (подп. «а» п.29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11 апреля 2008 г.).

Документы, которые понадобится оформить при приеме сотрудника на работу.

Заявление сотрудника о приеме на работу

Уведомление соискателю о причине отказа в заключении трудового договора

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу

Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу

Форма № Т-2. Личная карточка работника

Уведомление военного комиссариата о приеме (увольнении) сотрудников, подлежащих воинскому учету

Трудовые отношения с руководителем

Трудовые отношения с руководителем имеют ряд особенностей. Такие особенности установлены главой 43 Трудового кодекса. В частности, трудовое законодательство предусматривает возможность расторжения трудового договора с руководителем организации по дополнительным основаниям, предусмотренным статьей 278 Трудового кодекса.


Трудовые отношения с совместителем

Совместительство, как известно, бывает внешним и внутренним. При внутреннем совместительстве работник занимает две должности в одной организации. При этом с ним заключаются два трудовых договора - один по основной должности, другой - по совместительству. При внешнем совместительстве речь идет о работе на двух разных работодателей.

Запрещено работать по совместительству:

несовершеннолетним;
на работах с вредными или опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями;
в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Руководитель организации может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа организации либо собственника имущества организации (ст.276 ТК РФ).

Отметим, что не редко совмещение должностей путают с совместительством, особенно внутренним. Однако внутреннее совместительство и совмещение различаются по порядку оформления, прекращения, оплате и иным признакам.

Совмещение должностей предполагает выполнение сотрудником работы по другой должности наряду со своей основной работой в течение установленной продолжительности рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Совмещение и совместительство разница

Совместительство

Совмещение

Как оформляется

Путем заключения отдельного трудового договора и издания приказа о приеме на работу

Путем издания приказа о совмещении

Рабочее время

Работа осуществляется за пределами установленной продолжительности рабочего времени

Работа осуществляется в пределах установленного рабочего времени, без освобождения от основной работы

Как оплачивается

Совместителю выплачивается заработная плата

Работнику устанавливается доплата

Как прекращаются правоотношения

Путем увольнения. Оформляется приказ о прекращении трудового договора

Работник не подлежит увольнению. Вместо этого издается приказ об отмене совмещения и снятии доплаты

Трудовой договор с внешним совместителем

Трудовой договор с внутренним совместителем

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совместитель становится основным сотрудником

Приказ (распоряжение) о приеме на работу внешнего совместителя

Приказ (распоряжение) о приеме на работу внутреннего совместителя

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу по совместительству

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий

Материальная ответственность работника

Материальная ответственность работника может быть полной или ограниченной.

Полная материальная ответственность работника предполагает возмещение причиненного работодателю ущерба в полном объеме: при расчете точной суммы учитывается фактическая рыночная стоимость испорченного или уничтоженного имущества. Но применить принцип полной материальной ответственности можно далеко не всегда и не к любому сотруднику. Требовать от виновного работника возмещения всей суммы ущерба можно лишь в случаях, перечень которых утвержден ст.243 Трудового кодекса РФ, а также при наличии заключенного с ним договора о полной материальной ответственности.

Во всех остальных ситуациях речь может идти лишь о материальной ответственности, ограниченной размером среднего месячного заработка сотрудника (ст.241 ТК РФ). Это ограниченная материальная ответственность.

Для заключения договора о полной материальной ответственности имеет значение возраст работника (с несовершеннолетними сотрудниками, не достигшими 18 лет, запрещается заключать договор такого рода), а также вид деятельности, которую он осуществляет на своем рабочем месте.

Договор о полной материальной ответственности заключается с работниками, которым для выполнения трудовой функции передаются определенные денежные или материальные ценности по должности, предусмотренной Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утвержден постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85).



Изменение оклада

Размер заработной платы является обязательным условием трудового договора. По общему правилу, изменение условий трудового договора допускается только по соглашению сторон (ст.72 ТК РФ).

Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя (за исключением трудовой функции) возможно только в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст.74 ТК РФ). В этом случае изменениям должна предшествовать определенная процедура, установленная статьей 74 Трудового кодекса.

Приказ об изменении оклада работника

Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Изменение оклада работника

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Изменение оклада

Оформление перевода

Трудовое законодательство выделяет следующие виды переводов работников:

временный (на срок до одного года или до выхода на работу сотрудника, обязанности которого временно возлагаются на другого специалиста);
постоянный (на другую работу или должность у того же работодателя, либо к другому работодателю).
Разным видам переводов работников присуща своя специфика оформления. Например, в то время как постоянный перевод на другую работу требует письменного согласия работника (обычно оно оформляется в виде заявления), временный перевод в особых случаях может осуществляться даже при отсутствии такого согласия (ч.вторая ст.72.2 ТК РФ).

Отдельно стоит остановиться на переводах по состоянию здоровья, осуществляемых только в оговоренных законом случаях:

если работник в соответствии с медицинским заключением нуждается во временном (сроком до четырех месяцев) переводе на другую работу;
если работник нуждается во временном (продолжительностью более четырех месяцев) или постоянном переводе на другую работу по состоянию здоровья, не противопоказанную по условиям медицинского заключения;
если работник — беременная женщина, нуждающаяся в переводе на работу, которая исключает воздействие вредных производственных факторов.
После того как работник и работодатель согласуют перевод, надо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5 (№ Т-5а) или по иной, утвержденной руководителем организации.

В трудовую книжку запись о переводе вносится, если он постоянный (ч. четвертая ст. 66 ТК РФ). Сведения о переводе, независимо от его вида, также вносят в раздел III личной карточки работника. С этой записью сотрудник должен быть ознакомлен под роспись (36).

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Перевод сотрудника на другую должность

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Временный перевод сотрудника на другую должность

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Временный перевод становится постоянным

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление перевода сотрудника на другую должность

Личная карточка (фрагмент). Перевод сотрудника на другую должность

Оформление командировки

Как известно, в 2015 году изменились правила оформления командировки. Теперь кадровику не требуется составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Работник, в свою очередь, теперь не обязан оформлять отчет о выполненной работе.

Положение о командировках

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Приказ об отмене командировки

Письменное согласие сотрудника на командировку

Служебная записка об использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы

Оформление отпуска

Предоставление отпусков работникам обычно осуществляется в соответствии с графиком отпусков. Когда подходит время отпуска, сотрудника уведомляют об этом в письменном виде не позднее, чем за две недели (ч. третья ст. 123 ТК РФ). А за три дня до начала отпуска сотруднику выплачивает отпускные (ч. девятая ст. 136 ТК РФ). Затем работодатель издает приказ, знакомит с ним сотрудника и заполняет личную карточку. 

График отпусков работников – это главный документ, который определяет очередность предоставления отпусков в компании (ч. первая ст. 123 ТК РФ). Обязанность вести график возложена на всех работодателей. График отпусков на будущий год составляется ближе к концу года и утверждается не позднее 17 декабря текущего года на будущий год.

По общему правилу, установленному трудовым законодательством, работнику нет необходимости представлять работодателю заявление н а отпуск. Но работник должен писать заявление, если он идет в отпуск не по графику. Это правило распространяется и на так называемые льготные категории сотрудников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное для них время. Если все по плану и сотрудник идет в отпуск по графику, то заявление не обязательно.

Положение об отпусках

Пример заполнения графика отпусков

Приказ о предоставлении отпуска

Заявление сотрудника о разделении отпуска

Приказ о переносе даты отпуска

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска

Увольнение работника

Оформление увольнения – одна из самых ответственных кадровых процедур. Порядок будет зависеть от основания увольнения. Например, для начала процедуры увольнения по инициативе работника, в первую очередь, необходимо получить заявление об увольнении по собственному желанию.

Если основание увольнения – соглашение сторон, следует составить соглашение о расторжении трудового договора.

Но, независимо от основания увольнения, потребуется издать приказ о расторжении трудового договора, сделать запись в трудовой книжке работника и выдать ее сотруднику на руки, а также внести запись в личную карточку работника.

Не забудьте попросить работника расписаться в книге учета и движения трудовых книжек. Подпись работника будет свидетельствовать о том, что трудовую книжку на руки он получил..

Соглашение о расторжении трудового договора

Заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника по собственному желанию. Сотруднику предоставлен отпуск с последующим увольнением

Форма № Т-8. Приказ о прекращении трудового договора с работником

Локальные нормативные акты

Трудовой кодекс не содержит перечень обязательных или рекомендованных локальных актов организации. Ссылка на некоторые из них есть в Трудовом кодексе, такие акты являются обязательными.

Так, например, каждая организация должна иметь:

правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);
положение о порядке обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ);
инструкции по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ).
Помимо обязательных локальных актов, каждой компании рекомендуется иметь положение об отпуска, положение о командировках, о работе с коммерческой тайной, об аттестации работников и др.

Правила трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о работе с персональными данными работников    



Источник Журнал Кадровое Дело №1 2016 г.