Какие кадровые документы нужно поправить в 2021 году

Как из-за изменений работать в 2021 году и какие документы поправить

Анастасия Синицынаглавный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
Мы собрали все изменения, которые повлияют на работу кадрового специалиста в 2021 году. Проверьте, все ли новые правила вы учли в работе и какие документы нужно срочно поправить из-за изменений.
Оформляйте дистанционных работников по новым правилам
Что изменилось. Трудовой договор о дистанционной работе теперь можете заключать на определенный срок или бессрочно. При этом принимать сотрудника компания вправе на полностью или частично дистанционную работу.
Кроме того, работодатель получил право уволить сотрудника, который два рабочих дня без уважительной причины не выходит на связь.
Усиленная квалифицированная электронная подпись от работника вам теперь понадобится, только если заключаете трудовой или ученический договор, договор о материальной ответственности или дополнительные соглашения к ним. В остальных случаях достаточно простого обмена документами по электронной почте.
Оформляйте дистанционных сотрудников по новым правилам уже с января. Изменения в Трудовой кодекс вступают в силу с 1 января 2021 года (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
Подробнее, как принимать и переводить сотрудников на дистанционную работу с 1 января 2021 года, читайте в ответе.
Какие документы исправить. Утвердите положение о дистанционной работе или внесите изменения в ПВТР, если собираетесь применять дистанционный формат работы с 1 января 2021 года или у вас уже есть дистанционные работники. Также вам понадобятся новые шаблоны трудовых договоров для постоянной и временной дистанционной работы и трудовой договор с режимом работы в офисе и дистанционно.
Если планируете переводить кого-то из сотрудников на дистанционную работу, то скачайте шаблоны дополнительных соглашений к трудовым договорам. Приказ о временном переводе на дистанционную работу скачайте, если работников срочно понадобиться перевести из-за ограничений властей.
Ведите трудовые книжки в электронном виде
Что изменилось. С 1 января 2021 года завершился переход на электронные трудовые книжки. До этой даты работники должны были решить, в какой форме вести трудовую книжку — электронной или бумажной. При этом, если работник выбрал бумажный вариант, работодатель все равно должен вести на него также трудовую книжку в электронном виде.
Электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет на каждого работника сведения о его трудовой деятельности в электронной форме, то есть подает отчет СЗВ-ТД. Сотрудник также имеет право попросить эти сведения предоставить, если отказался от бумажной трудовой книжки. В таком случае сведения о трудовой деятельности выдавайте в виде справки по форме СТД-Р (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Подробнее, как работать с электронными трудовыми книжками, читайте в ответе.
Какие документы исправить. Пропишите в ПВТР порядок, по которому ваша компания ведет на работников сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Также определите, как работникам будете выдавать справки по форме СТД-Р. 
Подавайте СЗВ-ТД вовремя, чтобы не попасть на новый штраф
Что изменилось. Теперь за ошибки в отчете СЗВ-ТД работодатель получит штраф на сумму от 300 до 500 руб. Такие поправки внесли в КоАП, и применяют их с 1 января 2021 года. Наказание наступит также, если опоздать с отчетом. Штрафовать будут не саму компанию, а должностное лицо, которое отвечает в компании за СЗВ-ТД (Федеральный закон от 01.04.2020 № 90-ФЗ).
Ответственного сотрудника не оштрафуют, если он сам обнаружит ошибку и в течение 10 рабочих дней дополнит или исправит отчет.
Подробнее о том, как заполнить и сдать отчет по форме СЗВ-ТД, читайте в ответе.
Что исправить в документах. В трудовой договор или должностную инструкцию внесите обязанность сдавать СЗВ-ТД. Также проверьте, что ответственного назначили приказом. Скачайте заявление об исправлении сведений и отдайте тому, кто у вас отвечает за СЗВ-ТД. 
Соблюдайте требования Роспотребнадзора
Что изменилось. Роспотребнадзор продлил ограничения по COVID-19 до конца 2021 года. Будут действовать масочный режим, требование о дезинфекции офисов, социальной дистанции и переводе сотрудников на удаленный режим работы (постановление главного санитарного врача от 13.11.2020 № 35).
Подробнее о том, какие нарушения Роспотребнадзор будет искать в вашей компании в 2021 году, читайте в ответе.
Какие документы проверить. Что ваша компания выполняет требования Роспотребнадзора, сможете подтвердить только документами. Проверьте, что ведете журнал измерения температуры, его чиновники спросят в первую очередь. Также у вас должны быть приказы о выдаче антисептика для обработки рук и об обязательном ношении масок. 
•
Проводите инструктажи по действиям в ЧС
Что изменилось. Теперь раз в год работодатель обязан проводить сотрудникам инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях. При приеме новых сотрудников — в течение первого месяца работы. Изменения в первую очередь направлены против эпидемии коронавируса, которая сама по себе может стать поводом для того, чтобы ввести в стране или отдельном регионе режим чрезвычайной ситуации. Новая обязанность действует с 1 января 2021 года (положение, утвержденное постановлением Правительства от 18.09.2020 № 1485).
Какие документы исправить. Разработайте программу инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях. Цель инструктажей — обучить работников правилам поведения, основным способам защиты и действиям в чрезвычайных ситуациях, приемам оказания первой помощи пострадавшим, правилам пользования средствами защиты. Проследите, чтобы инструктаж проводил ответственный за гражданскую оборону. 
Повысьте зарплаты до МРОТ
Что изменилось. С 1 января 2021 года новый МРОТ — 12 792 руб. Размер прожиточного минимума с 2021 года рассчитывают по новым правилам. Эти изменения повлияли на МРОТ, так как минимальный размер оплаты труда зависит от величины прожиточного минимума трудоспособного населения. 
Прожиточный минимум сейчас определяют как часть медианного дохода. То есть среднего показателя уровня, выше и ниже которого зарабатывает половина населения страны. В 2021 году размер прожиточного минимума для трудоспособного населения составит 12 792 руб. Эту сумма и составит МРОТ (Закон от 29.12.2020 № 473-ФЗ).
Подробнее, как установить размер зарплаты с учетом нового МРОТ, читайте в ответе.
Какие документы исправить. Скорректируйте положение об оплате труда, если в нем указываете минимальный размер оплаты труда. Внести правки в штатное расписание и повысьте оклады сотрудникам. Это нужно сделать, если платите сотрудникам зарплату в размере МРОТ. Заключите с такими работниками допсоглашения и укажите в них новый размер зарплаты с учетом МРОТ. 
Обновите уведомления об иностранцах
Что изменилось. Утвердили новые формы уведомлений о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранными гражданами. Если у вас трудятся такие работники в Главное управление по вопросам миграции МВД направляйте уведомления по новым формам. А если у вас трудятся высококвалифицированные специалисты, используйте новую форму о выплате зарплаты такому сотруднику.
Формы поменяли незначительно, из них убрали строчки для записей адреса регистрации или постановки на учет иностранного сотрудника и даты его постановки на учет по месту временного пребывания. Раздел 2 в уведомлении стал из-за этого меньше. Новые формы применяйте с 1 января 2021 года (приказ МВД от 30.07.2020 № 536).
Подробнее, как уведомить Главное управление по вопросам миграции МВД о том, что заключили или прекратили трудовой договор с сотрудником-иностранцем, читайте в ответе.
Какие документы исправить. Поменяйте формы уведомлений о заключении и расторжении трудовых договоров с сотрудниками-иностранцами, а также форму о выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту. Заполняйте и отправляйте уведомления по новым формам.
Принимайте женщин на мужские профессии
Что изменилось. Женщины получили право работать на профессиях, которые ранее были для них недоступны. Минтруд в четыре раза сократил перечень запрещенных для женщин специальностей. 
Из перечня исключили некоторые ремонтно-строительные работы, при выполнении которых запрещается использование труда женщин. Теперь вы можете принимать на работу женщин, чтобы крепить конструкции и детали с применением строительно-монтажного пистолета, заниматься плитоломными работами, разбирать здания и сооружения, работать с арматурой. На такие профессии женщин можете принимать с 1 января 2021 года (приказ Минтруда от 18.07.2019 № 512н).
Подробнее, какие особенности необходимо соблюдать в отношении работающих женщин, читайте в ответе.
Какие документы исправить. Скорректируйте ПВТР и другие локальные акты, если зафиксировали в них ограничение на труд женщин. Укажите, на какие профессии и специальности теперь принимаете женщин. Обязательно сошлитесь на новый приказ Минтруда, который сократил перечень запретных профессий для женщин.
Расскажите сотрудникам, что пособия теперь будет платить ФСС
Что изменилось. С января 2021 года ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком, при постановке на учет в ранние сроки беременности, при рождении ребенка.
Изначально планировалось 1 января 2021 года завершить пилотный проект о переходе на прямые выплаты и утвердить поправки к законам № 255-ФЗ и № 125-ФЗ, чтобы правила прямых выплат стали обязательными для всех. Но законодатели не успели подготовить поправки, поэтому просто расширили пилотный проект на все регионы и продлили его еще на год (постановления Правительства от 21.04.2011 № 294, от 19.12.2015 № 1389 и проект о внесении изменений в постановление Правительства от 21.04.2011 № 294).
Подробнее, как теперь выплачивать больничные, читайте в ответе.
Что нужно сделать из-за изменений. Чтобы сотрудник получил пособие, все необходимые документы он подает своему работодателю, а тот в свою очередь передает данные в ФСС. Скачайте образец уведомления сотрудников о переходе на прямые выплаты, чтобы проинформировать сотрудников об изменении. Пример заявления скачайте и выдайте сотрудникам на руки. Его они будут заполнять и передавать вам вместе с документами для назначения пособия. После этого вы предоставляете в ФСС информацию, на основании которой фонд выплатит работнику пособие. 
Организуйте режим труда водителей
Что изменилось. Минтранс утвердил особенности режима рабочего времени, времени отдыха и условий труда водителей. По новому положению после 4 часов 30 минут управления автомобилем водитель должен сделать специальный перерыв не менее чем на 45 минут. Такой перерыв не нужно делать, если наступает время отдыха или перерыва, продолжительность которого превышает продолжительность специального перерыва.
При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневного отдыха должна быть не менее 11 часов. По действующему порядку — не менее 12 часов. Еженедельный отдых с нового года составит не менее 45 часов. Новые правила действуют с января 2021 года (приказы Минтранса от 29.07.2020 № 264, от 31.07.2020 № 282, от 16.10.2020 № 424).
Подробнее, как организовать режим работы водителей, читайте в ответе.
Что исправить в документах. Поправьте положение о режиме труда и отдыхе водителей. В нем скорректируйте время работы и отдыха, а также перерывов в работе. Такие же правки внесите в другие документы, где есть условия и режиме труда и отдыха таких сотрудников. Это, например, ПВТР и трудовые договоры.
«Как из-за изменений работать в 2021 году и какие документы поправить». А. Синицына
© Материал из КСС «Система Кадры» — первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.
Подробнее: https://vip.1kadry.ru/#/document/16/71956/bssPhr2/?of=copy-a466c3f15a