Унифицированные формы отменены с 1.01.2013 г. Как быть кадровику?
Кадровое Агентство "Кадровый Резерв" предлагает алгоритм:
Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве
С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты1, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.
Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т»2 – ими можно пользоваться и дальше.
Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.
Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам
Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.
Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета
Цель Формы «Т» Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи) Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета
Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:
• удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Гос¬комстата;
• добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.
Совет
Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2. В ней вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы
Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:
• трафаретные тексты;
• наборы стандартных фраз и выражений.
Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.
На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.
Пример
Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:
• ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;
• коды ОКУД и ОКПО.
Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.
Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя
Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.
По материалам публикации журнала "Кадровое Дело"
Вам нужна помощь? Приглашаем Вас к Сотрудничеству!
С уважением, Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ