Сроки хранения кадровых документов

Какие сроки хранения кадровых документов

ЭКСПЕРТ Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

 Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не с даты создания (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела руководителей и сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России, а также другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п. достаточно хранить только пять лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях храните три года (ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Материалы по специальной оценке условий труда следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения — один год. Срок хранения графиков отпусков — три года.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы, например договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п. Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.



«Какие сроки хранения кадровых документов». Н.З. Ковязина
© Материал из КСС «Система Кадры» — первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.
Подробнее: https://vip.1kadry.ru/#/document/86/194396/bssPhr29/?of=copy-2971677906