Переход на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронные трудовые книжки

Анастасия Синицына, главный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
Сейчас трудовая книжка — это бумажный документ, который содержит информацию и подтверждает стаж работника с самого начала трудовых отношений. Президент подписал законы, которые заменят бумажную трудовую книжку на электронный учет сведений о трудовой деятельности работника. Иначе говоря, на электронную трудовую книжку. Переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января 2020 года.
Когда будет переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2021 года сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать заявление в произвольной форме в течение 2020 года (Федеральный закон № 439-ФЗ, Федеральный закон № 436-ФЗ). Срок подачи заявления — по 31 декабря 2020 года. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной книжкой. То есть работодатели не смогут полностью отказаться от бумажных трудовых книжек.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен в течение 2020 года написать заявление о согласии перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Срок подачи заявления — по 31 декабря 2020 года. В таком случае работодатель должен с 1 января 2021 года отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. Когда будете выдавать трудовую книжку на руки, внесите в нее запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Исключение — сотрудники, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года. Трудовые книжки таких сотрудников работодатель вправе вести только в электронном виде. Новые сотрудники не смогут подать заявления, что хотят оформить бумажную трудовую книжку.
Как получить сведения о трудовом стаже сотрудника при приеме
При приеме на работу можно будет требовать у соискателя трудовую книжку, только если она у него есть. В этом случае, он обязан предоставить либо бумажную трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности
Работник сможет получить электронные сведения о стаже в бумажном виде или в электронном одним из способов:
• у работодателя по последнему месту работы;
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;
• в ПФР;
• на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Получить доступ к своей электронной трудовой книжке работник сможет бесплатно в любое время. Это позволит отследить правильность и полноту предоставляемой работодателем информации в ПФР.
В день увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации на бумаге за подписью ответственного лица или в электронном виде. Если сотрудник отсутствует в день увольнения, то необходимо направить ему сведения о трудовой деятельности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Как подавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД
Вести электронные трудовые книжки будет ПФР. А вот собирать сведения о трудовой деятельности работников и передавать их в электронном виде в Пенсионный фонд придется работодателям. Чтобы передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.
Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны представлять с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. А с 2021 года дополнительно нужно будет отчитываться не позднее следующего рабочего дня после той даты, когда издали приказ о приеме на работу или об увольнении.
С учетом этого работодателям необходимо оценить текущий порядок документооборота для того, чтобы информацию об издании кадровых приказов своевременно доводили до сотрудников, которые будут отвечать за подачу сведений в ПФР. Это позволит избежать нарушения сроков подачи сведений.
Рисунок 1. Новый отчет СЗВ-ТД

В отчете СЗВ-ТД работодатели будут указывать:
• наименование и регистрационный номер организации, ИНН и КПП;
• Ф.И.О сотрудника и его СНИЛС;
• дату кадрового приказа;
• вид кадровых изменений — прием на работу, перевод, установление второй профессии, увольнение;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• структурное подразделение;
• документ, который является основанием для оформления или прекращения трудовых отношений, и его номер.
Этот перечень сведений о трудовой деятельности соответствует сведениям из трудовой книжки, за исключением информации о поощрениях работника и о его образовании.
Сведения об образовании не будут указывать поскольку работодатели могут самостоятельно проверить подлинность документов об образовании в Федеральном реестре сведений о документах об образовании.
Для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушат сроки подачи сведений либо направят неполную или искаженную информацию, введут административную ответственность в виде предупреждения.
Какие шаги необходимо предпринять работодателю
Чтобы перейти на электронные трудовые книжки работодателю в течение 2020 года нужно:
1. Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки.
2. Завести корпоративный адрес электронной почты отдела кадров. Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям вы должны будете выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Чтобы выполнить эту обязанность, установите адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления. В должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте, так же как и на бумажное, компания должна в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту придется постоянно.
В каком порядке работник должен отправлять письма на адрес компании и как именно запрашивать сведения о своей трудовой деятельности, компания вправе решать сама. Определите, какой процесс для вас будет оптимальным. Например, работник должен отсканировать или сфотографировать заявление, в котором будет стоять его подпись.
3. Провести разъяснительную работу с сотрудниками. В том числе письменно уведомить каждого сотрудника под подпись о новых правилах ведения трудовых книжек и праве продолжить вести бумажную трудовую книжку. Срок уведомления сотрудников — по 30 июня 2020 года включительно. Сообщение об их отмене может напугать сотрудников. Если есть возможность, объясните сотрудникам, что вся информация теперь будет в информационной базе ПФР, но если они хотят сохранить документ, могут это сделать. Также разработайте форму заявления для сотрудников, которые хотят оставить бумажную трудовую книжку и форму заявления для сотрудников, которые хотят отказаться вести бумажную трудовую и перейти на электронные сведения.
4. Подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними работников. В первую очередь вам придется изменить ПВТР. Обновите раздел о документах, которые работник предъявляет при приеме на работу. Укажите также, как работник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. Учтите, положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть. Подготовьте проекты изменений. Утвердите их, когда Президент подпишет поправки в закон.
5. Обеспечить техническую готовность, чтобы передавать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в ПФР. Для этого до 1 января 2020 года вы должны настроить программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет о трудовой деятельности работников.Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, сможете скачать бесплатную программу с сайта ПФР.
Когда перейдут на электронный документооборот
С 1 октября 2019 года различные заявления, в том числе на отпуск и на увольнение, а также уведомления, обращения и другие сообщения сторон трудового договора, можно будет подавать в электронном виде (проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»). То есть при подаче таких документов можно использовать электронные или иные технические средства. Для этого нужно такое условие прописать в трудовом договоре с сотрудником. При этом сотрудник сможет отказаться от электронного документооборота с работодателем.
Чтобы установить личность отправителя, можно будет использовать любой способ, который позволит достоверно его определить. Например, для этого можно предварительно указать в трудовом договоре адреса электронной почты сторон, либо использовать электронную цифровую подпись.
Юридические последствия, в том числе начало трудовых отношений, наступят в момент, когда сообщение будет доставлено другой стороне договора. То есть когда адресат может ознакомиться с содержанием сообщения.
Кроме того, чтобы заключить трудовые договоры, стороны смогут просто обменяться в электронной форме согласованными условиями таких договоров. То есть оформить трудовые отношения можно будет и через электронную почту, мессенджер и другие сервисы. Важно, чтобы условия договора отвечали требованиям Трудового кодекса.
Также по законопроекту Минтруда работодатели в период с 01 января 2020 по 31 декабря 2022 года будут участвовать в эксперименте по ведению кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумаге.
Участником эксперимента сможет стать любой работодатель. Итоговый перечень компаний-участников определит Правительство. Осуществлять методическую поддержку и подводить результаты двухлетнего эксперимента будет Минтруд.
Сейчас законопроект предусматривает несколько правил для его участников:
1. Работодатели самостоятельно определят перечень кадровых документов, которые будут вести в электронном виде.
2. Положения о порядке проведения эксперимента нужно будет отразить в коллективном договоре, локальном акте или в соглашении с работником, которого коснутся нововведения в компании.
3. Для проведения эксперимента работодатели сами выберут вид электронной подписи, с помощью которой будут подписывать документы. При этом, чтобы заключить или внести изменения в трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор обязательно, потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
4. Выдавать документы по запросу работника или в день прекращения трудового договора как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по выбору работника. Обратиться с такой просьбой работник сможет, направив письмо на электронную почту работодателя.
5. Хранить электронные документы можно будет в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
6. При проверках ГИТ компания сможет предоставить документы в электронной форме, при условии, что на них имеется усиленная квалифицированная подпись.
До начала проведения эксперимента должны решить вопросы, связанные с хранением электронных документов и созданием правовых условий для сбора и обработки электронных данных. .
Напомним, что весной 2018 года Минтруд запустил пилотный проект по переводу в электронную форму документов по вопросу трудовых отношений, которые являются обязательными. В их число входят: трудовые договоры, извещения о составных частях зарплаты, табели учета рабочего времени и др.
В проекте приняли участие восемь компаний: ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс» (приказ Минтруда от 26.03.2018 № 194).
В октябре 2018 года в Минтруде подвели итоги эксперимента. Организации отметили, что необходимо законодательно закрепить унифицированные требований к усиленной квалифицированной подписи, а также снизить стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи. Также компании отметили, что ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности. При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.



«Как перейти на электронные трудовые книжки». А. Синицына
© Материал из КСС «Система Кадры» — первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.
Подробнее: https://vip.1kadry.ru/#/document/184/12967/bssPhr1/?of=copy-a337f128b9